Jeanette Holmgren är HR-administratör hos Bostäder i Borås och har hand om det mesta som har med personal att göra. I jobbet ingår även att sköta diarieföringen med hjälp av P1 Diarium.

Det allmännyttiga bostadsbolaget Bostäder i Borås fyller 100 år den 13 december på självaste Luciadagen och de äldsta husen i beståndet är även de från 1923. Totalt har bolaget drygt 6 500 lägenheter i Borås stad. Liksom på många andra platser i landet råder det bostadsbrist även här. Runt 30 000 står i bostadskön i dag och för de mest attraktiva områdena är det fortfarande lång kötid.

– Vi har haft i uppdrag från Borås stad de senaste åren att bygga hundra lägenheter per år. Förra året blev till exempel ett stort studentboende i en gammal fabrikslokal som ligger precis vid Knalleland klart.  Vi har också ett helt nybyggt område, Regementet, med 144 lägenheter varav hälften är trygghetsboende för 65 plus. Här samarbetar vi med staden när det gäller gemensamma lokaler för de boende och resten är vanliga lägenheter.

På Bostäder i Borås arbetar cirka 120 medarbetare. Jeanette Holmgren har jobbat här i tio år som HR-administratör och har många strängar på sin lyra.
– Jag ansvarar för lönerna, stöttar chefer, jobbar med rehab, rekrytering och arbetsmiljö. Vi är inte så stora, så då får man göra mycket.  
Hon ansvarar också för att registrera i diariet. Det gamla systemet, som var kopplat till den gamla mejlen, stängdes ner 2014.
– Det var väldigt gammaldags och opraktiskt. Vi tittade på några utvalda system och valde det vi tyckte var bäst och då blev det P1 Diarium. Här registrerar vi de ärenden som inte registreras i något annat system för att hålla ordning och uppfylla våra förpliktelser när det gäller tillgänglighet enligt offentlighetsprincipen, säger Jeanette. Vi använder det i princip till att registrera, kommunicera och söka i.

Skapar ärenden automatiskt

Det kan till exempel gälla hyresrättsärenden där det uppstår någon typ av konflikt, myndighetspost, dispyter med leverantörer och liknande. Oftast handlar det om lite större konflikter där man kanske har involverat både åklagare och andra parter.
– Vi registrerar också remissärenden och våra styrelsemötesprotokoll så att de är ordnade. Det är ofta flera personer involverade i varje ärende och då behöver man hålla koll på tider, följa upp och så vidare.  Det är en salig blandning, säger Jeanette. Jag är den som lägger upp ärendena. Än så länge jobbar inte handläggarna eller de som har ärenden i systemet.  Det är bara de som har ärenden som kan logga in i dagsläget, men alla som har tillgång kan söka i det.

Majoriteten av ärendena skapas automatiskt genom att ett mejl läses in. Det kan komma direkt från handläggarna eller från den gemensamma inkorgen. Vissa ärenden läggs in manuellt, till exempel rekryteringar.
– Jag brukar titta igenom rapportkorgen och plocka bort sådant som inte ska in i registret. Sedan går jag in i systemet och läser in e-posten. Är det ett nytt ärende, gör jag ett nytt ärende och fyller i handläggare och en ärendemening. Är det ett befintligt ärende kopplar jag mejlet dit. Sedan lägger jag till relevant information om det till exempel är en skriftväxling. Handläggaren får automatiskt en påminnelse om att den har öppna ärenden, men det är oftast jag som avslutar dem.

Jeanette är nöjd och tycker att P1 Diarium fungerar bra och är användarvänligt. Hon uppskattar att det tillkommer nya funktioner med jämna mellanrum, till exempel fler fält att fylla i vilket är användbart när man ska läsa ett ärende.
– Vi har haft ganska stor personalomsättning bland de som handhar ärenden. Planen nu är att lägga upp fasta rutiner så att alla vet vad de ska skicka in till diariet och vad de ska göra om de har skickat in ett ärende. Den dag handläggarna själva ska göra fler saker i systemet kommer det även att finnas behov av att ta ut rapporter för att följa upp att ärendena är slutförda. Jag tycker att samarbetet med PositionEtt fungerar väldigt bra och jag får oftast snabb hjälp vid behov.

---

---

---