Genom Carmatic kan företag erbjuda sina medarbetare en förmånlig individanpassad lösning och valfri bil. Med hjälp av ett skräddarsytt FileMaker-system går processen snabbt och smidigt.

Carmatics affärsidé är att erbjuda kostnadseffektiva personbilslösningar till företag där medarbetare behöver bil, inte enbart i tjänsten, utan oftast för privat bruk. Till skillnad från traditionell leasing är det Carmatic som äger bilarna och hyr ut dem till företagen. Det gör att företaget slipper risken med restvärde och att bli stående med en ”överbliven” bil. Föraren finansierar bilen förmånligt genom löneväxling. Avtalsperioderna löper mellan 6–60 månader och bilen kan återlämnas utan kostnad när som helst under den tiden.

– Allt från nya däck och service till försäkring och skatt ingår. Det som tillkommer är driftskostnader som till exempel drivmedel och trängselskatt. Vi har i dag cirka 400 bilar, men tänker komma upp till runt 1 000, säger Sigge Birkenfalk, bilekonomisk rådgivare på Carmatic.

Den största produkten är personalbilar som är kostnadsneutrala för företaget i och med att föraren löneväxlar. Medarbetarna kan välja bil efter sina behov och ekonomiska förutsättningar, och behöver inte förhålla sig till de max sju eller åtta basbelopp som ofta gäller för vanliga firmabilar.

Drömbilen kan bli verklighet

Genom att löneväxla blir den faktiska kostnaden lägre för föraren. Företaget sparar in lön och sociala avgifter vilket innebär att det blir kostnadsneutralt för dem. Sparar föraren 2 000 kronor i månaden på ett 36-månaders avtal, jämfört med att själv äga bilen, innebär det 72 000 netto i besparing vilket motsvarar cirka 150 000 kronor före skatt.

– Detta, trots att förmånsvärdet för bil och drivmedel beskattas som vanligt. Det är inte ovanligt att vi får höra att det verkar för bra för att vara sant, säger Sigge och skrattar. En annan sak vi brukar säga till kunderna är att budget blir utfall, och det är särskilt uppskattat. Eftersom vi kan budgetera väldigt verklighetsnära slipper både förare och företag överraskningar.

Är det fråga om en tjänstebil kan företaget också skjuta till medel genom att lägga in kostnaden motsvarande en vanlig leasingbil, något Carmatic hjälper till med genom att ta fram en bilpolicy för företaget.
– Varje medarbetare kan välja bil fritt så länge de klarar det ekonomiskt. För att komma fram till rätt val tar vi fram olika kostnadsförslag utifrån bil och tillval, vilket är komplicerat. Carmatic fungerar både som företagets bilavdelning och förarnas ekonomiska rådgivare, säger Gabriella Birkenfalk, som både arbetat som säljare och varit med och byggt det nya FileMakersystemet tillsammans med Petter Andersson.

Att välja rätt bil till en kostnad som passar varje enskild förare är en komplicerad ekvation där många olika delar måste betraktas. Det är inte ovanligt att det behövs fem, tio kalkyler innan föraren hittar rätt lösning.
– Tidigare har kostnadsförslagen gjorts i Excelark och en synnerligen väl utvecklad systematik, men det manuella hantverket är omfattande och tar tid, säger Sigge. Varje fråga föder nya beräkningar. För att säkra kvaliteten har vi fått räkna och återkomma till kunden, något som gör det svårt att möta förarna direkt under samtalet. Vill vi expandera och hålla en ännu högre servicenivå måste vi ha ett system för detta.

PositionEtt kvalitetssäkrar och stöttar

Utmaningen i att expandera ligger också i att snabbt få fram fler duktiga rådgivare. Därför behöver fler moment automatiseras. I det FileMaker-system som Gabriella och Petter har byggt med stöd från P1 ligger all relevant data redan inlagd vilket gör att föraren får svar direkt. Något som bygger både tillit och närmare kundrelationer.

–FileMaker är smidigt, logiskt och plattformsoberoende vilket är viktigt, säger Sigge. Petter och Gabriella laddade hem var sin demoversion och efter ett par, tre veckor visade de upp ett fungerande demosystem. Det var förstås inte färdigt, men jag såg att vi var på rätt väg och sa: Fortsätt!

– Vi fick ihop ett system som ersatte excelmallen och byggde in en CRM-funktion så att man slipper allt bläddrande bland mappar. Sedan kontaktade vi PositionEtt för att kvalitetssäkra och få utbildning, säger Petter. Vi behövde hjälp för att kunna fortsätta bygga systematiskt. Det var ett stort stöd att kunna fråga någon som faktiskt vet när det körde ihop sig.

Det PositionEtt främst hjälper till med utöver att kvalitetssäkra är strukturen, relationer och namngivningsstandarder. I dag ligger till exempel alla bilmodeller som finns på Skatteverkets hemsida inlagda i systemet, totalt 24 000 poster. Det gör att det direkt går att koppla ihop önskad bil med kundens uppgifter och se kostnaden för bilförmån direkt. Samma sak gäller för kommunalskattetabellerna, med och utan kyrkoskatt. Eftersom kostnaden skiljer sig åt beroende på bostadsort är standardupplägg inget att rekommendera.

– Vi har fokuserat på kund- ,sälj-, relations- och kalkyldelen till en början. Det vi har framför oss nu är att integrera det med det administrativa. Vi skulle till exempel vilja kunna generera ett avtalsunderlag i databasen som går direkt till kund, säger Sigge.

När Gabriella började som assistent tog det runt en halvtimme att göra en kalkyl, nu kan hon göra sex till sju kalkyler på samma tid.
– Är det en redan existerande kund tar en kalkyl bara ett par minuter eftersom förarens uppgifter redan är inlagda. Mycket handlar om sälj just nu, att få in milrapporteringen och kunna göra underlag för bilbeställningar och fakturering. Det är ett komplext och stort system, så helt klart kommer det nog aldrig att bli. Vi har inga mallar att gå efter utan det är olika komplexa uträkningar som gäller, säger Gabriella.

– Något som troligen kommer nästa år är att den månatliga fakturan från oss ska kunna skickas direkt in i företagets ekonomisystem.

Det vi ser framför oss är en ökad sömlös process där alla olika åtgärder kopplas ihop, avslutar Sigge.

 

---

---

---