När man städar 5 000 trapphus i veckan gäller det att ha koll på schemat. – FileMaker är ett fantastiskt system. Utan det skulle vi aldrig hinna med, säger Janne Löfgren, kundansvarig på Ed´s Städ.

Ed´s Städ har specialiserat sig på trappstädning och var tidigt ute med att använda sig av eldrivna golfbilar som fungerar som rullande städrum. Grundaren Ed Rivas vision var att bygga upp ett rationellt system där alla medarbetare arbetar likadant oavsett var de befinner sig.

– Det är lite IKEA-tänk bakom bolagets struktur, säger Janne Löfgren. I dag har vi cirka hundra anställda och kunder från Upplands Väsby till Hallunda. Det är allt från allmännyttan med ett par tusen trapphus och flera stora privata fastighetsägare till bostadsrättsföreningar.
Personalen är indelad i team med en teamledare som utgår från en lokal i sitt städområde. Här finns också tillgång till garage och tvättstugor för att tvätta moppar. Arbetet styrs från huvudkontoret i Fredhäll i Stockholm.

– Vi började med FileMaker 2014 för att automatisera och förenkla när verksamheten växte. Innan dess hanterades allt manuellt vilket blev för tungrott, säger Janne. Det finns ett antal färdiga branschsystem, men de innebar att vi skulle få anpassa oss efter dem. Vi ville göra tvärtom och ha ett system som är skräddarsytt efter våra behov vilket PositionEtt har hjälpt oss med.

Eget städschema i FileMaker

Varje kund har ett eget städschema för respektive adress upplagt i databasen. Det kan till exempel vara trappstädning två gånger per vecka och källarstädning en gång per månad. Varje morgon loggar teamen in via mobil eller dator och ser vad som ska göras den dagen.

– Här lägger vi även in arbetsorder som till exempel röjning av källarkontor eller dödsbon, flyttstädning, fönsterputs och garagestädning. Teamet skriver sedan in den tid de har lagt ner på uppdraget och eventuella inköp vilket sedan ligger till grund för faktureringen. Underlaget skickas sedan från FileMaker till Hogiaprogrammet som sköter all fakturering, säger Janne.

När arbetsdagen är slut gör de anställda en egenkontroll i FileMaker där de bockar av varje städad trappuppgång och skriver in eventuella avvikelser, till exempel en trasig lampa eller en sönderslagen portruta.

– De tar bilder med mobilen och lägger in i systemet. Är det något akut som måste fixas tar vi direkt kontakt med kunden. Varje tisdag skickar vi ut en avvikelserapport till kunderna som en extra service. De kan också själva logga in för att se vilka scheman som är gjorda. Nästa steg är att de även ska kunna se när och vilka arbetsorder som är utförda.

Rätt från början

Janne har även byggt en egen databas i FileMaker för de interna städkontrollerna.

– Det rullar på bra i dag, vi har bara gjort några små modifieringar eftersom PositionEtt gjorde allt rätt från början. Vårt mål är att kunden inte ska behöva tänka på städning överhuvudtaget och rena trapphus är ett verktyg för att uppnå det målet. Ofta är våra nya kunder väldigt missnöjda med den tidigare städningen och vill ha rapporter för att kolla allt i början, men efter några månader, när de märker att allt fungerar som det ska, behöver de inte lägga tid på städningen längre.

---

---

---