Från montör till vd – Tobias Åhs har gått hela vägen inom Entevor Skylt & Profil. I dag leder han en verksamhet som inte bara växer genom nya affärsområden, utan också digitalt. Med FileMaker som nav har företaget byggt ett flexibelt skräddarsytt affärsstöd anpassat efter sina behov.

Tobias Åhs började som montör och lastbilschaufför – i dag är han vd och ägare till Entevor Skylt & Profil och känner företaget utan och innan. Under det senaste året har verksamheten utökats med en profilavdelning som erbjuder profilkläder och profilprodukter. Ett nytt affärsområde som kompletterar den tidigare verksamheten.

– Våra tre huvudsakliga affärsområden är Easyad, som handlar om reklamprodukter och kampanjer ute i landet, Skylt och Profil, där vi erbjuder allt från ljusskyltar och fasadbokstäver till bildekor, fönsterfoliering och profilmaterial samt Underhåll på offentliga platser, där vi bland annat byter vandaliserade glasrutor i väderskydd och utför löpande underhåll åt bussentreprenörerna i Stockholm, berättar Tobias.

FileMaker kopplar ihop hela kedjan

Utöver de 21 anställda på huvudkontoret arbetar Entevor med 135 underentreprenörer i hela landet. Varje söndag och måndag byter de cirka 12 000 affischer och monterar skyltar och kampanjmaterial vid dagligvarubutiker som ICA och Coop.

FileMaker har varit hjärtat i verksamheten i många år. Den första versionen byggde Tobias själv för att hantera affischering och distributionslistor. Sedan 2008 samarbetar Entevor med PositionEtt för att vidareutveckla systemet.

– I dag fungerar FileMaker som vårt huvudsakliga affärsstöd, förutom ekonomiredovisning och fakturering som sker i Visma. Systemet hanterar allt från kundregister till offerter, lager, arbetsordrar och fakturaunderlag, säger Tobias.

Direktiv, data och rapporter – allt i samma system

En viktig funktion är kommunikationen med underentreprenörerna. Inför varje kampanj skapas detaljerade direktiv i FileMaker som skickas ut i PDF-format och specificerar vilken kampanj som ska monteras och hur, i vilka butiker och hur många affischer som ska upp på varje plats.

FileMaker används också för att hantera ett omfattande register över alla väderskydd i Stockholm, inklusive ID-nummer, bilder, glastyp och storlek. Fältpersonalen rapporterar sina insatser direkt via iPads. Information om exempelvis trafikentreprenör, geografiskt område och aktuellt avtal samlas in automatiskt. En gång i månaden genereras sedan en komplett rapport som ligger till grund för faktureringen.

– Det här registret är så pass detaljerat och välunderhållet att även kollektivtrafikens beställare ibland vänder sig till oss för att få korrekt information. Systemet ger oss daglig översikt över insatser, kostnader och skador, något som krävs eftersom alla skadegörelser måste polisanmälas med en specifik kostnadsuppgift, säger Tobias.

FileMaker 2.0 blev lösningen

Systemet är byggt för att så mycket som möjligt ska ske automatiskt – från registrering till rapportgenerering och kommunikation. Tanken är att arbetsflödena ska kräva minimal manuell hantering, vilket innebär en ganska komplex struktur bakom kulisserna.

– För några år sedan funderade vi på att byta till ett nytt färdigt affärssystem. Vi kom långt i processen, men insåg till slut att det var för komplext, för låst och inte kunde byggas om på det sätt vi önskade. Istället återvände vi till PositionEtt och FileMaker och valde att bygga vidare på det vi redan hade. Med facit i hand kan vi konstatera att systemet fungerade – det behövde bara lyftas till nästa nivå.

Under andra halvan av 2023 togs därför ett rejält omtag. Systemet byggdes om från grunden med ett modernare gränssnitt och förbättrad användarupplevelse. Nästa steg är att skapa ett API som automatiskt för över fakturaunderlagen till Visma, vilket skulle effektivisera faktureringen och stärka likviditeten.

 

Bättre stöd med bredare team

Tobias är mycket nöjd med samarbetet med PositionEtt, inte minst tack vare deras nya arbetssätt som innebär en mer balanserad arbetsfördelning.

– Tidigare var vi väldigt beroende av en person som skötte nästan all programmering. Nu har de breddat teamet med fler resurser, bland annat inom UI och UX, vilket innebär att fler kan stötta oss vid behov. Vi har ibland varit lite för ivriga att starta för många projekt samtidigt. Det har lett till att vissa initiativ inte blivit helt färdigställda.

Ambitionen nu är att fortsätta digitalisera verksamheten - men i en mer kontrollerad takt.

---

Foto miljöbild: Lina Olofsson

---

---

---