Fredrik Grufman, som äger och driver Grufman Bil AB i Kallhäll, är känd för sitt ordningssinne. För att styra upp företagets bokföring och arbetsprocess anlitade han PositionEtt. Ett beslut som varit helt avgörande för att gå från osäkert resultat till säker vinst varje månad.

När Fredrik Grufman tog flygcertifikat för 20 år sedan insåg han att det inte räcker att lita på att folk minns alla steg som ska genomföras när minsta misstag kan leda till en katastrof. Även om arbetsordningen i en bilverkstad inte är lika kritisk som att hålla ett flygplan i luften var det ändå naturligt för honom att ta med sig arbetssättet med tydliga checklistor när han några år senare grundade sin bilverkstad specialiserad på amerikanska bilar.

Förutom checklistorna finns det ytterligare en hemlighet bakom ordningen i den stora, rena och ljusa verkstaden, nämligen Grufman Bils affärssystem som Fredrik själv började bygga när han startade firman. Med extern hjälp utvecklade han systemet fram till för några år sedan då både hans egna och den anlitade utvecklarens kunskaper i FileMaker inte räckte till längre. För Fredrik var det som att komma till ett vägskäl där han fick anledning att stanna upp och fundera över vilken riktning firman skulle ta.

– Efter mycket övervägande stod det klart att jag behövde göra två stora och viktiga förändringar för att komma vidare. Dels ville jag integrera mitt affärssystem med vårt bokföringssystem Fortnox, dels ville jag gå över från vårt gamla system med pappersorder till att ha alla arbetsorder på iPads.

Visualiserar behovet

Fredrik började se sig om efter någon som kunde hjälpa honom och kom i kontakt med PositionEtt.

– De drog fram en modul som var utvecklad för att koppla ihop FileMaker med Fortnox som en kanin ur en hatt! Från vårt håll behövde vi bara göra några småjusteringar och det har fungerat felfritt sedan dess, säger Fredrik.

Bakom den andra stora operationen, alltså att digitalisera arbetsprocessen, stod PositionEtts systemutvecklare Leonard Winter som, enligt Fredrik, besitter en otrolig förmåga att visualisera firmans behov.

– När han satte tänderna i våra arbetsorders på paddorna så gick han in i det helhjärtat och styrde upp det, säger Fredrik och visar upp en kollegas iPad där han registrerar samtliga servicemoment och kan följa alla verkstadens skeenden, från aktuellt serviceprotokoll till reservdelarnas lagerplatser.

Med hjälp av det system som Leonard har byggt kan mekanikerna styra garageportarna och den automatiska bromsprovare som Grufman Bil har investerat i för att höja kvaliteten på arbetena som utförs och få ett kvitto på att bilarna som lämnar verkstaden är säkra.  Provresultatet från bromsprovaren läses direkt in i systemet och eftersom det finns inprogrammerade tabeller med giltiga lagkrav syns det direkt om resultaten är godkända eller underkända.

Korrekt tidsrapportering

För en åskådare utifrån ser ordningen och redan ut att vara systemets stora förtjänster – risken att det uppstår fel är närmast noll, kunderna vet precis vad som har gjorts, killarna i verkstaden tycker att det är skönt att slippa papperslapparna, och allt jobb med att göra manuella överföringar till bokföringssystemet är ett minne blott. Men den stora vinsten för Grufman Bil, förklarar Fredrik, är ändå att tidsrapporteringen på verkstadsjobben nu har blivit korrekt.

– Vi inser nu att vi gick miste om ungefär en miljon kronor per år i förlorad timdebitering innan vi fick det här systemet. Vi hade nämligen ingen korrekt uträkning på hur lång tid det tog att utföra olika moment. Nu vet vi exakt hur lång tid varje jobb tar och det är enorm vinst. Det vi investerade i Leonards tid tjänade vi in på ett ögonblick.

---

---

---