HBV Husbyggnadsvaror bytte från Excel till P1 Diarium och valde även att investera i två moduler. En officiell och en för alla HR- och sekretessärenden för att underlätta arbetsgången.

Som inköpsfunktion åt allmännyttiga bostadsföretag upphandlar HBV Husbyggnadsvaror ramavtal kopplat till allt som har med fastighetsnära varor och tjänster att göra, till exempel renovering, förvaltning av lägenheter och nybyggnation.

– Vi är en ekonomisk förening som bildades 1952 och ägs av våra drygt 380 medlemmar som finns över hela landet, säger Rosanna Jederby, systemansvarig och verksamhetsutvecklare. Kärnverksamheten är att agera inköpsfunktion. Utöver det har vi även en konsultverksamhet som medlemmarna kan höra av sig till om de vill ha hjälp med att upphandla något specifikt inom fastighetsnära varor och tjänster.  En annan enhet är affärsutveckling som bland annat tittar på om det finns fler områden där vi kan göra upphandlingsavtal.

För ett upphandlande offentligt organ innebär offentlighetsprincipen att alla har rätt att ta del av de allmänna handlingar som antingen kommit in till organisationen eller upprättats av den.  Alla allmänna handlingar ska diarieföras så att det ska gå att få en översikt över vilka handlingar som finns.

– Vi utgår från hanteringsanvisningarna. Vi ska kunna lämna ut underlag om det inkommer en förfrågan om offentlig handling under till exempel en upphandling. Det gäller även andra avtal och hela vår upphandlingsprocess med viktiga dokument så att det går att se alla beslut och liknande.

Bytte till P1 Diarium

HBV Husbyggnadsvaror använde sig tidigare av Excel för diarieföring, men i maj 2022 valde man att byta till P1 Diarium.

– Som ekonom tycker jag att Excel är fantastiskt, men det är inte optimalt när det gäller spårbarhet. I P1 Diarium ligger alla dokument samlade i systemet vilket gör det betydligt enklare att hantera, säger Rosanna. Det går att spåra exakt vem som har gjort vad och kunna länka och koppla ärenden. Vi måste ju följa olika krav och lagar för vad vi ska kunna lämna ut och vad vi ska kunna visa upp vid revisioner och granskningar och då är vårt nya system betydligt bättre.

Alla anställda har tillgång till P1 Diariums webbversion för att kunna se och följa sina ärenden, men det är bara två handläggare som kan registrera de ärenden som mejlas in via en specifik e-post. Varje ärende får ett diarienummer som sedan följer med hela vägen från upphandling till det avtalet skrivs. Det finns i dag ingen möjlighet att externt mejla in till diariet. Kommer det en fråga utifrån om offentlig handling och begäran om underlag går det istället till en annan e-post och sedan därifrån vidare till diariet.

– Det är ett beslut vi har tagit för att få koll, kunna jobba upp rutiner och liknande. Handläggarna tycker att systemet är bra, även om det fortfarande är lite krångligt att förstå. Särskilt när det kommer till vad som är kopplat och vad som är länkat. Jag tror det handlar om att alla rutiner inte är satta ännu, men överlag är vi mycket nöjda.

Enkelt att göra egna ändringar

Som verksamhetsutvecklare är det Rosanna som inför system och sedan lämnar över i förvaltning. Överföringen av uppgifter från Excel till P1 Diarium gick utan problem. I dag finns alla offentliga handlingar som kan begäras ut och de flesta upphandlingar inlagda i diariet.

– Vi har anpassat vyn så att det passar vår hantering bättre. Jag kan göra väldigt mycket själv också, till exempel lägga till personer, ändra fält, lägga till i listor och liknande. Personligen uppskattar jag den typen av system extremt mycket, att slippa vara beroende av hjälp utifrån när det gäller ganska enkla uppgifter. Vi har också valt att ha två P1 Diarium moduler eftersom det är enklast med tanke på vårt arbetssätt. En officiell och en för HR där alla HR- och sekretessärenden diarieförs som bara HR och vd har tillgång till.

---

---

---