När KK-stiftelsen sökte en färdigpackad digital lösning för diarieföring av avtal och dokument föll valet på PositionEtt och P1 Diarium.

KK-stiftelsens uppdrag är att stärka Sveriges konkurrenskraft genom att finansiera forskning och kompetensutveckling vid Sveriges högskolor och nya universitet, när det sker i samverkan med näringslivet. Arbetet omfattar stora mängder ansökningar och avtal – något som i sin tur ställer krav på rätt typ av redskap och metoder. Det finns därför mycket att vinna på att effektivisera diarieföringen. Även om KK-stiftelsen ser sig som en privat stiftelse, lyder den under offentlighetsprincipen. När man för ett par år sedan började använda en ny ansöknings- och rapporteringsportal saknades möjligheten att diarieföra allmänna handlingar.

Sökte standardiserat system

Britt-Marie Granting, chef verksamhetsstöd, KK-stiftelsen, började därför leta efter ett standardiserat system för diarieföring som skulle gå snabbt att sätta sig in i och som var användarvänligt.

– Någon gång i mitt tidigare yrkesliv hade jag haft kontakt med PositionEtt så företaget var redan bekant för mig, säger Britt-Marie Granting. Efter att ha jämfört några olika system och leverantörer tyckte jag att P1 Diarium verkade smidigt, lättnavigerat och prisvärt. Det innehöll allt som vi behövde.

Användarvänligt gränssnitt

Efter att ha sett en demonstration av hur programmet fungerade var saken avgjord. Sedan tog det mindre än tre månader att migrera över ärenden från det gamla systemet till P1 Diarium samt att göra en del mindre anpassningar.
– Det är betydligt enklare och mer användarvänligt än vårt förra system som var skräddarsytt efter vår verksamhet, vilket tyvärr också begränsade oss en del. Önskemålet nu var ett standardsystem som både är enkelt att förstå och sätta sig in i och som täcker våra behov. Och det gör verkligen P1 Diarium, säger Britt-Marie Granting.

Med det nya systemet på plats har KK-stiftelsen i dag all den digitala utrustning som krävs för att jobba smart och produktivt med diarieföring.
Dessutom har PositionEtt varit väldigt trevliga, kunniga och enkla att arbeta med, vilket givetvis har gjort projektet både smidigare och roligare, säger Birgitta.

---

---

---