Alla författare som skriver läromedel eller kurslitteratur kan söka stipendium hos Läromedelsförfattarna. Med hjälp av det skräddarsydda FileMakersystemet går processen snabbt och smidigt.

Läromedelsförfattarna bildades 1960 av fyra lärare och läroboksförfattare i Stockholm. I dag är det en medlemsdriven intresseorganisation för författare av läromedel och kurslitteratur i Sverige. Det innefattar allt från material åt förskolan till kurslitteratur på universitet, högskola och yrkesutbildningar. Det medlemmarna har gemensamt är att de alla förmedlar kunskap på något vis. Nästan 1 800 författare har i dagsläget upptäckt fördelarna med ett medlemskap.

– Grunden i vår organisation är upphovsrätten och författarvillkoren, att man ska få lön för mödan, säger Frida Engman, förbundsdirektör och VD. Vi erbjuder också juridisk rådgivning, förhandlar om avtal, utlyser författarstipendier, bedriver påverkansarbete och skapar ett starkt författarkollektiv.

Stipendier och ersättningar

Alla som författar godkända läromedel eller kurslitteratur kan söka kopieringsstipendium hos Läromedelsförfattarna. I år handlar det om nästan 24 miljoner kronor i kopieringsersättning. Stipendierna varierar mellan 1 000–140 000 kronor. Som enskild författare kan man söka stipendium vart tredje år, för samtliga sina verk som har getts ut de senaste 20 åren.

– Som lärare får man lagligt kopiera ett visst antal sidor eller procent av ett läromedel. Detta genererar intäkter till organisationen Bonus Copyright Access som i sin tur fördelar intäkterna till sina medlemsorganisationer varav Läromedelsförfattarna är en, säger Frida. Vår uppgift är att ge så mycket pengar tillbaka till författarna som möjligt, bland annat i form av stipendier.

Alla författare av läromedel och kurslitteratur kan registrera sig själva och sina verk på ”Mina sidor” i Läromedelsförfattarnas FileMakersystem. Dessa uppgifter ligger sedan till grund för kopieringsstipendierna.

Långsiktigt arbete

PositionEtt har arbetat tillsammans med Läromedelsförfattarna i 18 år och FileMakersystemet befinner sig under ständig utveckling för att passa organisationens behov. När handläggaren Maria Ljungdahl började 2018 skedde mycket av arbetet med stipendiehanteringen manuellt. Bilagor skickades in via mejl eller post vilket innebar en hel del merarbete.

– Vi utvärderar stipendiehanteringen varje år för att se vad vi behöver förbättra. Det vi framför allt har fokuserat på de senaste åren är kopplingen mellan ”Mina sidor” och FileMaker. Vi har jobbat för att systemet ska reagera automatiskt när något blir fel i registreringen. Det gör både mitt och den sökandes arbete enklare. När det gäller till exempel skolor stäms verken av mot vår lista på läromedelsförlag för att vara säkra på att verket är framtaget i pedagogiskt syfte och uppfyller kraven för att räknas som läromedel.

Kurslitteratur är mer komplicerat

Eftersom all litteratur inte ges ut på ett läromedelsförlag.

Om förlaget inte finns med på Läromedelsförfattarnas lista dyker en varning upp på ”Mina sidor”. Författaren måste då styrka att litteraturen används i undervisningen genom att bifoga kurs- eller litteraturlistor. Uppger man eget förlag sker också en säkerhetskontroll där den sökande får bevisa att boken har sålts och använts i undervisningen.

– Vi lanserade den nya modellen för våra kopieringsstipendier 2020 efter ett jättejobb i FileMaker. Vår ambition har dels varit att den enskilda författaren ska uppleva det som väldigt enkelt att registrera sina verk och söka stipendium, dels att det ska vara enkelt ur handläggarperspektiv att bifoga handlingar och upptäcka fel tidigt i processen, säger Frida.

Ytterligare ett led i att förenkla för användarna är att det numera går att använda Mobilt BankID för att logga in på ”Mina sidor”.

Avgiftsavisering

Den årliga medlemsavgiften aviseras också direkt via FileMaker. Efter att ha skapat en betalfil skickar systemet sedan ut mejl med valfritt budskap och bifogad PDF-faktura.

– FileMaker skickar även ut betalningspåminnelser på det datum vi har valt, säger Maria. Det går också att lägga in års- och datumnycklar så att aviseringen sker i rätt tid till rätt person vilket är väldigt smidigt. Vi hade till exempel en medlemskampanj i somras där första aviseringen ska gå ut först 2023.

Både Maria och Frida tycker att samarbetet med PositionEtt fungerar väldigt bra. Det gäller allt från att få Mobilt BankID på plats till råd om hur FileMaker fungerar bäst. Utvecklaren Frank Aarseth har varit med sedan start och kan systemet utan och innan. Webbutvecklaren Paul Misgeld kom in för några år sedan och arbetar främst med ”Mina sidor”.

---

---

---