Det gamla FileMakersystemet hade hängt med länge och blivit både tungrott och svårt att överblicka. Tillsammans med PositionEtt tog Läromedelsförfattarna ett helhetsgrepp och skapade ett arbetsverktyg som bättre speglar hur organisationen faktiskt arbetar.

Läromedelsförfattarna är en medlemsdriven intresseorganisation för författare av läromedel och kurslitteratur i Sverige. Medlemmarna skriver allt från material för förskolan till kurslitteratur för universitet, högskolor och yrkesutbildningar. Alla författare kan registrera sig och sina verk på ”Mina sidor” i Läromedelsförfattarnas FileMakersystem. De uppgifterna ligger sedan till grund för författarnas stipendieansökningar. Det gamla systemet hade hängt med länge när Läromedelsförfattarna för ett par år sedan bestämde sig för ett större omtag. Framför allt behövde informationen struktureras på ett nytt sätt. – Den största förändringen är att det nya systemet är byggt utifrån verk istället för författare. Det innebär att jag kan kontrollera och bedöma alla uppgifter om verket på ett och samma ställe utan att som tidigare behöva gå in på varje enskild författare. Läromedel och kurslitteratur skrivs ofta av ett team, så det var en välkommen förändring. Dessutom har vi lagt till en mängd andra funktioner, bland annat olika typer av sammanräkningar, säger Jane Karlsson, förbundssekreterare, Läromedelsförfattarna.

Från grå ruta till tydligare överblick

Det gamla systemet var både tungrott och trist att arbeta i. Det bestod av en liten grå ruta där det var svårt att få en bra överblick. – Nu använder vi våra egen färgpalett och har fått en betydligt trevligare arbetsmiljö för handläggarna. När man arbetar mycket i ett datasystem är det viktigt att informationen är lätt att hitta och överblicka. Även om det är ett internt registersystem och ett arbetsverktyg vill vi att vår visuella identitet ska bidra till att alla som arbetar i systemet känner att de befinner sig hos Läromedelsförfattarna, säger Jane.

Efter en namntävling på kansliet döptes det nya systemet till Selma, efter Selma Lagerlöf vars bok Nils Holgerssons underbara resa genom Sverige skrevs som ett geografiläromedel.

Själva designfasen tog cirka ett halvår. Jane, hennes kollega Maria Ljungdahl och Johanna Ståhlgren, UI/UX-designer och utvecklare på PositionEtt, arbetade tillsammans fram hur det nya systemet skulle fungera och se ut. – Johanna tog fram en mängd skisser i Figma, där det gick att klicka sig fram och få en känsla för hur systemet skulle fungera. Skissfasen gjorde att vi fick en tydlig idé om vad vi ville ha. Utan den tror jag att det hade varit ännu svårare för PositionEtt att förstå alla kopplingar som vi behöver i systemet.

Nya lösningar växte fram under gång

Själva bygget påbörjades hösten 2024 och blev till största delen klart sommaren 2025. Under arbetets gång upptäcktes både sådant som PositionEtt insåg var svårare att genomföra än de först hade trott, och sådant som Läromedelsförfattarna först efter påbörjat arbete insåg att de ville lägga till i projektet. – Något jag är väldigt glad över och som vi beslutade att införa under själva utvecklingsprocessen är kopplingen till Bokinfo, bokhandelns och förlagens register. Jag kan exempelvis söka på ett ISBN-nummer och se om verket finns registrerat i Bokinfo och sedan hämta uppgifter därifrån, bland annat den exakta titeln. Det gör informationen mer enhetlig och minskar också risken för att samma verk registreras på olika sätt och gör informationen mer enhetlig, säger Jane.

Lättare att hitta rätt information

Det nya systemet gör det också enklare att hitta och återanvända information. Juridiska rådgivningsärenden som avtalsgranskning eller konflikter kan nu kategoriseras istället för att ligga samlade eller kopplade till enskilda författare. – Det gör det lättare för vår förbundsjurist att hitta liknande fall och se hur vi har hanterat dem tidigare. Även hanteringen av evenemang har blivit enklare och fått en tydligare struktur. Informationen kan filtreras utifrån olika parametrar, till exempel geografiskt område eller evenemang där anmälningar har hanterats, säger Jane. Samtidigt finns det bättre möjligheter att arbeta med statistik. I dag finns medlems- och evenemangsstatistik. Där går det till exempel att se könsfördelningen bland medlemmarna och få resultatet presenterat i tydliga grafer. – Systemet är i princip färdigt, men vi fortsätter med vissa finjusteringar. Samtidigt gör det nya systemet att vi upptäcker problem som tidigare varit svåra att se eller hantera. Genom bättre sammanräkningar, sökningar och sorteringar får vi en tydligare bild av verksamheten och kan fatta beslut utifrån den. Sådant krävde betydligt mer kunskap i FileMaker tidigare, säger Jane.

---

Illustration: Mary Hamilton Frye, 1907

---

---

---