Ett skräddarsytt FileMakersystem som hanterar kunder, offerter och kundfakturor underlättar det dagliga arbetet betydligt på agenturen LundLund. – Det är enkelt och sparar enormt mycket tid, säger Britta Lund.

Britta Lund startade Lundlund tillsammans med sin syster Karin 1994. Till en början representerade de enbart fotografer och stylister, men i dag ingår även hårstylister, makeupartister, set designers och casting director i stallet – kort sagt alla roller som krävs för att genomföra en lyckad fotografering. Fokus ligger främst på mode och bland kunderna finns många kända namn som H&M, Zara, Monclear, Bottega, Veneta, BOSS; Brioni för att nämna några.

– Det är ett kul jobb, man kan säga att vi har en administrativ roll i en kreativ värld. Vi företräder våra kreatörer gentemot deras kunder som oftast är produktionsbolag, direktkund eller reklambyråer.

Vi använder främst FileMaker när vi ska göra våra offerter och fakturor, säger Britta. Många av våra kunder finns i Skandinavien, men vi gör även en hel del internationella uppdrag. Företaget har i dag nio anställda och ett femtiotal frilansare knutna till oss. LundLund sköter all förhandling, planering, logistik och produktion för sina kunders uppdrag. Det kan till exempel vara bokning av modeller, studio och utrustning.

– Marknadsföringen av våra kreatörers tjänster sker främst via vår hemsida och Instagram. Vi gör allt som behövs för att uppdraget ska flyta smidigt, säger Britta.

Ett riktigt lyft

De första offerterna gjorde Britta och Karin själva i Word. De tabbade sig fram för att det skulle se någorlunda rakt och snyggt ut. Nästa steg var att köpa in ett färdigt FileMaker-faktureringsprogram.
– Det började kännas lite utdaterat och var väldigt basalt om man jämför med det vi har nu. Vi kände att offerterna behövde ett ansiktslyft. Jag ville till exempel kunna använda offerten för att skapa underlaget till fakturan, och det kändes som om PositionEtt snabbt fattade vad vi ville ha. Sandra, som hanterar våra fakturor, ska ha mest kredd för det hela. Hon fick avsätta ganska mycket tid för att ro det här i land och det gjorde hon jättebra. Vi har nyligen byggt till en funktion där vi får en bra överblick av leverantörsfakturor där det är lätt att kontrollera att alla siffror stämmer.

Alla agenter jobbar dagligen i systemet.

Ett kundkort är kopplat till varje offert vilket gör att det går att se all kontaktinformation och faktureringsuppgifter direkt.
– Det man inte vill är att behöva göra saker och ting två gånger. I dag är det så lätt att skapa en faktura ifrån offerterna utan att behöva lägga in allting på nytt, jag ser direkt vad jag har offererat och vad jag ska fakturera.

FileMakersystemet sparar mycket tid

Hon är mycket nöjd med samarbetet med PositionEtt och känner att det skräddarsydda FileMakersystemet sparar mycket tid.

– Jag är jättestolt över det här systemet som vi har nu. Det innehåller många delar som har underlättat och effektiviserat vårt arbete. Framför allt när det gäller offerering, fakturering och att kontera rätt underleverantör till rätt projekt, avslutar Britta.

---

---

---