Nordiska museet bjuder på många spännande inblickar i Nordens kulturhistoria. För att hålla koll på bland annat juridiska handlingar och annan korrespondens är P1 Diarium det självklara valet.

Nordiska museets senaste basutställning, Nordbor, tar med besökaren på en resa genom Nordens historia – från Gustav Vasa på 1500-talet fram till dagens moderna samhälle.  Utställningen har blivit mycket populär och lockar både turister och svenskar. En ljuspunkt i en annars tuff ekonomisk tid för många kulturinstitutioner och museer.

– Vid större utställningar, som Nordbor, involveras hela museet på ett eller annat sätt, även om det främst är en dedikerad grupp som driver projektet spelar även bibliotekarier, arkivarier och bildexperter en viktig roll. Ett femtiotal personer arbetade i stort sett heltid under fyra år för att färdigställa Nordbor, som öppnade i februari 2024, berättar Magnus Åhrgren, enhetschef för arkiv och bibliotek, Nordiska museet.

Nordiska museet är Sveriges, och kanske till och med Nordens, största kulturhistoriska museum. Det grundades 1873 av Artur Hazelius, med syftet att dokumentera de gamla traditionerna och sederna i bondesamhället som riskerade att försvinna i takt med industrialiseringen.

Sedan dess har museet samlat in föremål, dokument och annat material av kulturhistoriskt värde. Museibyggnaden på Djurgården, som invigdes 1907, har blivit något av ett landmärke. I dag är Nordiska museet en stiftelse med cirka 150 anställda och ägare till hundratals fastigheter.

– Museet har ändrat profil genom åren och genomgått en modernisering, särskilt sedan nuvarande styresman tillträdde 2015. Målet nu är att vara det mest angelägna museet i Norden – störst, bäst och mest relevant. Fokus har skiftat från att kanske vara lite mer introvert under 1900-talet, då forskningen och det interna arbetet dominerade, till att nu vända sig mer ut mot samhället och publiken, säger Magnus.

 

Så håller Nordiska museet ordning på juridiska handlingar

Nordiska museet har använt sig av P1 Diarium sedan 2006, men under många år dominerade en äldre version av programmet. När Magnus började för 3,5 år sedan hanterades dokument fortfarande främst i pappersform. Systemet användes enbart för att registrera handlingar, och det fanns inga fulltextdokument digitalt.

– För ett par år sedan ledde jag en förstudie för att se vad vi behövde framöver för att modernisera dokumenthanteringen inom museet. Vi är ungefär 150 anställda, en mellanstor organisation. Slutsatsen blev att P1 Diarium är ett robust och användarvänligt system som passar våra behov, både funktionellt och prismässigt, säger Magnus.

I diariet sparas främst handlingar som avtal och korrespondens kopplat till in- och utlån av föremål, ofta i samarbete med andra museer. Det inkluderar också överenskommelser med upphovsrättsinnehavare, som fotografer, samt brevväxling med myndigheter som Regeringskansliet och länsstyrelser.

– Forskningssamarbeten, projekthandlingar och projektplaner är också vanligt förekommande. Vi får dessutom en del brev från allmänheten, som exempelvis kan handla om testamenterade egendomar eller önskemål om att återlämna föremål till ursprungsbefolkningar. Det är framförallt juridiska handlingar och annan korrespondens som samlas här – sådant som inte riktigt faller under ett specifikt område, men ändå behöver sparas och organiseras, berättar Magnus.

 

Två system skapar ordning i dokumenthanteringen

För att säkerställa ordning och struktur i dokumenthanteringen använder Nordiska museet två separata installationer av P1 Diarium. Äldre ärenden, från 1982 till 2021, hanteras i Arkivet – en avskild databas med begränsad åtkomst. Det moderna diariet, som infördes 2022, är däremot navet för alla aktuella och pågående ärenden.

– Det här upplägget gör att vi kan hålla äldre och aktuella handlingar åtskilda och hantera dem på ett strukturerat sätt, säger Magnus.

För att hantera och organisera ärendena finns en intern vägledning med rutiner för hur dokument ska läggas in, märkas och hanteras. Chefer och handläggare lägger själva in dokument i sina respektive ärenden under arbetets gång, men det är registratorn som ansvarar för att starta och stänga ärenden.

– Samarbetet med PositionEtt har fungerat väldigt bra. Det har alltid varit snabbt, enkelt och informellt. Om något behöver åtgärdas brukar jag mejla och får oftast hjälp inom en timme eller två. Själva införandeprojektet gick också smidigt, och jag är nöjd med hur det har fungerat, säger Magnus och fortsätter:

– Vi har inte behövt göra några större anpassningar. De förändringar vi har gjort är sådant vi har kunnat genomföra själva, till exempel byta namn på vissa fält och rutor. Det handlar mest om språkliga justeringar, som gör att systemet passar oss bättre utan att avvika från originalet i övrigt.

Ny uppdatering på gång

I januari 2025 är planen att uppdatera P1 Diarium till den senaste versionen. Magnus vill undvika att hamna i samma situation som i början av 2000-talet, när systemen inte hölls uppdaterade vilket gjorde att man hamnade långt efter.

– Det lärde vi oss mycket av, och nu är vi mer måna om att hålla oss i fas. Ibland ser man organisationer som köper in enormt komplexa system, lite som att skaffa en Finlandsfärja när en roddbåt hade räckt, och sedan bara använder en liten bråkdel av funktionerna. Men i vårt fall använder vi nog 80 procent av P1 Diariums kapacitet, ett bevis på att det passar oss riktigt bra.

---

Foto: Hendrik Zeitler

---

---

---