Hos Norsk Luftambulanse ser systemet NOLAS till att allt från utbildning och service till löner och säkerhet fungerar som det ska. För att optimera och hantera det enorma FileMaker-systemet vände de sig till PositionEtt.

Där de branta fjällen stupar ner i Norska havet kan de polara lågtrycken ge upphov till snöbyar så täta att det knappt går att se handen framför sig. I den här krävande miljön måste piloterna inom Norsk Luftambulanse navigera för att nå fram till nödställda långt bortom asfalterade vägar, rälsar och landningsbanor. För att lyckas krävs regelbunden träning, utrustning i toppklass och full kontroll över verksamheten.

– När man flyger så mycket och så avancerat som vi gör, då behövs ett system som ser till att vi är tränade för alla väderförhållanden och med alla instrument och hjälpmedel, säger Bo Conneryd som är pilot på Norsk Luftambulanse sedan 1995. Bosse, som han oftast kallas, är en självlärd FileMaker-utvecklare. Vid slutet av 1990-talet då han var utbildningsansvarig började han bygga NOLAS (Norwegian Ambulance Occurrence Logging and Administrative System) för att strukturera upp träningsrutinerna. Det visade sig snabbt att hans smidiga system kunde utvecklas till mer än så.

– Dokumentationen om våra uppdrag och alla inblandade på våra 14 baser gjordes på whiteboards på den tiden. Redan det var opraktiskt. Lägg sedan till att varje bas hade egna tavlor med annan information. Vi fick ringa runt mellan baserna för att exempelvis kolla när vi gjorde vår senaste träning, säger han.
Av den anledningen växte Bosses system för träning under 1999 till att även omfatta uppdrag, fakturering och lön med mera. Snart dokumenterades allt från antal flygtimmar, flygförhållanden, landningar och radarinflygningar till antalet träningsflygningar och lyft med räddningsmän hängande under helikoptern i systemet. Även helikoptrarnas vikt registrerades och hur de var balanserade efter att utrustning var packad. 

Höga krav på dokumentation

– Dokumentationen är nödvändig för fakturering och för att ha koll på utbildning såväl som på service på helikoptrarna och vår utrustning, tillägger André Thoresen som är räddningsman på Norsk Luftambulanse och även han självlärd FileMaker-utvecklare. På väg ut till patienten sitter han med piloten, navigerar och samordnar med markresurser. Han utför även patientarbete tillsammans med läkarna. Vid behov hänger han även under helikoptern i särskilda räddningsaktioner. Tillsammans med Bosse är han den på Norsk Luftambulanse som kan NOLAS bäst.

I takt med att systemet växte och fick fler och fler funktioner blev det också verksamhetskritiskt. Om Bosse och André skulle krascha eller byta jobb så skulle hela organisationen stå handfallen. De insåg att de behövde en extern ”audit-funktion” och började se sig om efter en partner i Norge, Danmark eller Sverige.
– När vi träffade Victor Wiklund och Leonard Winter på PositionEtt sa det klick. Systemet fungerade ju bra och vi ville inte bara att de skulle säkerställa kvaliteten – vi ville framåt och de såg möjligheterna att hjälpa oss med det, säger Bosse.

Tätt samarbete

När vi träffas sitter André och Bosse tillsammans med Leonard på PositionEtts kontor på Vasagatan mitt i Stockholm. Att de kan jobba med systemet tillsammans då och då är en stor fördel. Enligt Leonard gör det att alla inblandade får reda på saker de inte visste tidigare och ser sådant som de inte tidigare har tänkt på.

– De här dagarna har vi kommit fram till nya standarder och diskuterat oss fram till nya lösningar. Systemet som består av flera system som alla behövs för helheten är så stort att vi alla tre skulle kunna jobba heltid med det. Just nu delar vi upp det i öppna moduler och gör integrationer med exempelvis ett nytt signeringsprogram, berättar Leonard. Med mer enhetlig layout, funktioner och benämningar blir det lättare att hitta i systemet och det kan leva en längre tid. Det blir lätt lite stökigt efter 20 år och med 268 000 uppdrag lagrade i databasen.

Systemet som bara blir bättre och bättre

Enligt Bosse och André blir NOLAS bättre för varje dag. Förutom att systemet spar mycket tid på alla områden är den största vinsten att NOLAS håller leveransen från Norsk Luftambulanse inom kontraktens gränser. Som André säger blir det väldigt höga böter om man hamnar utanför kontraktleverans, vilket hade varit lätt hänt utan systemet. På tur står ytterligare förbättringar.

– Det är framför allt användarna som kommer med idéer och vi försöker realisera dem, det har faktiskt varit ledstjärnan hela tiden, säger Bosse som är väldigt nöjd med samarbetet med PositionEtt.– PositionEtt är en fantastisk leverantör som kan se ”the big picture”. Jag uppskattar väldigt mycket att jag kan ringa och få prata med Leonard när det behövs. På de här åren har han satt sig in i systemet på ett otroligt sätt och dessutom lärt sig extremt mycket om flyg. Det allra mest imponerande är att han förstår allting. Även serverunderhåll har PositionEtt tagit tag i och det fungerar perfekt.

Leonard avslutar med att lyfta fördelarna med FileMaker – hur anpassat det är för att hantera data på ett avancerat sätt.

– Det är lätt att göra integrationer och det är lätt att både ta in och exportera data samt göra något med den. Flera av de här modulerna som vi har i NOLAS skulle även passa perfekt för andra helikopteroperatörer liksom för ambulansoperatörer, havsräddningstjänster, flygräddningstjänster och flygbolag.

---

---

---