PeakSearch rekryterar till nyckelpositioner inom Life Science-sektorn med hjälp av P1 Search. För att lyckas gäller det att både ha koll på kandidaterna och att samordningen mellan konsulterna fungerar.

Magnus Klingberg grundade 2006 rekryteringsbolaget PeakSearch vars huvudfokus är executive search inom life science. I dag jobbar åtta konsulter i Stockholm, Lund och Uppsala. P1 Search, PositionEtts rekryteringsverktyg för kandidathantering, rekrytering och search med fullt stöd för GDPR, har funnits med sedan starten.

–  Vi har mellan 60–80 uppdrag om året. För att kunna rekrytera över genomsnittet på en marknad med full sysselsättning och stenhård konkurrens om kompetensen, får man jobba hårt med paketering och marknadsföring av jobben. Dessutom ska man vara bra på personbedömning och det är väl det som vi har vässat oss mest på.

P1 Search används framför allt på två sätt. Det första är att inventera befintliga kandidater/prospects i systemet för att kunna lägga till lämpliga kandidater på en long list. Det andra är för att skapa kommunikationsplattformar med skräddarsydda budskap för varje uppdrag som sedan publiceras som webbannonser med text och bild på den egna hemsidan.

– När det gäller rekrytering tror många på den andra sidan att man bara slänger ut en liten annons med några rader och sedan hoppas på det bästa. Vi gör helt tvärtom, vi lägger hundrafemtio timmar på att gräva upp ekrötter som jag brukar uttrycka det och det är en helt annan sak, säger Magnus.

Samlar in profiler

Varje uppdrag tar cirka 10 veckor och projektflödena är väl definierade i P1 Search. Från potentiellt intresse till anställd och alla steg däremellan.

Sökandet efter lämpliga kandidater sker främst via tre kanaler; det egna nätverket i P1 Search, rekommendationer från andra och LinkedIn.

– Det första jag gör är att titta på de senaste rekryteringsuppdragen och samla in relevanta profiler därifrån. Har vi inget liknande uppdrag sedan tidigare går det att använda sig av olika sökord för att se om det blir några träffar i P1 Search. Här finns runt 20 000 profiler inlagda, säger Magnus. Min long list, med runt 150–200 profiler, ska förhoppningsvis kokas ner till en short list på 3–5 kandidater som sedan presenteras för kunden efter vår värdering. Därefter gör de en egen värdering och till slut blir det en anställning.

Det inbyggda mejlsystemet i P1 Search använder Magnus till exempel för att göra e-postutskick till profiler han har haft kontakt med tidigare som en första introduktion och presentation av jobbet när en long list är klar.

Underlättar för konsulterna

P1 Search gör det också lättare för de åtta konsulterna att dels se till att alla kandidater hanteras på ett professionellt sätt, dels kunna se vilka kandidater som är involverade i vilka projekt. I systemet finns ett anteckningsflöde, som alla konsulter har tillgång till, där man till exempel kan se hur långt processen har kommit och vilket nästa steg är med kandidaten.

– Vi optimerar dokumentationen för varje uppdrag för att få nöjda kunder och kandidater så att vi ligger lite över förväntansnivå.  Det är omöjligt att komma ihåg allt och alla så man måste göra noteringar, säger Magnus. Systemet bidrar med en viktig samordningsdel så att vi inte kontaktar kandidater som redan är med i andra processer. Det är både ett internt samordningssystem och ett externt kontaktsammanhang i och med kopplingen till webben.
Magnus menar att det man knappar in i systemet får man också tillbaka, men att det måste finnas ett mervärde för kandidater och kunder.

– Det måste man alltid ha i bakhuvudet när man lägger in något. För oss räcker det med några referenspunkter som long list, var i processen kandidaten befinner sig, den övergripande värderingen och vad nästa steg är.

Less is more helt enkelt!

---

---

---