Ökat besökstryck i Postis och skolprogrammen krävde en ny bokningslösning. Med Biljetto och Blå Boken Internetbokning har Postmuseum minskat administrationen, fått bättre överblick och förbättrat besöksupplevelsen.

Postmuseum har legat på samma plats i Gamla Stan i Stockholm sedan 1906. Ända sedan 1720 har någon form av postverksamhet bedrivits här. En period var det Stockholms enda postkontor, vilket innebar att alla som skulle hämta sin post fick gå hit.
– I höst firar vi 120 år, vilket kommer att uppmärksammas på olika sätt, säger Alice Dahle, receptionsansvarig och teamledare. Museet var stängt under pandemin och senare för renovering, men öppnade igen i oktober 2024 med den nya basutställningen Post. 
Barnutställningen Postis som öppnades samtidigt lockar många barnfamiljer. Den är uppbyggd som en postterminal med utlämningsställe där barnen får leverera brev och paket. Här finns också en ateljé där de kan skapa egna vykort. 
– Intresset för Postis var mycket större än vi hade förutsett. Lokalen rymmer max 50 personer, och det blev snabbt fullt. För att lösa det började vi lägga upp bokningsbara tider i vår webbshop, men det tog för lång tid att administrera, säger Alice. Då beslöt vi att införa Biljetto. Nu arbetar vi med tidsslottar på 45 minuter, främst fredag till söndag när besökstrycket är som störst.
Biljetto används även för andra arrangemang som skrivkvällar, workshops i lettering och brevskrivarkvällar i samband med frimärksutgivningar. 

 

Digital bokning med full överblick

Skolor är en annan viktig målgrupp. Postmuseum erbjuder skolprogram på vardagar före ordinarie öppettid, då pedagogerna visar utställningarna för bokade skolklasser. Många skolklasser besöker också museet på egen hand under vardagar.
Tidigare bokades alla besök via e-post, vilket innebar omfattande administration. Det ledde ofta till långa mejltrådar för att samla in alla nödvändiga uppgifter, och ombokningar tog extra tid. 
– Vi insåg att processen skulle bli betydligt smidigare om skolorna själva kunde registrera sina uppgifter och hantera bokningar direkt i Blå Boken Internetbokning. Nu finns hela vårterminens tider tillgängliga i systemet. Bokningarna registreras automatiskt vilket ger oss en tydlig överblick över kommande besök, säger Alice.
En stor fördel är att Blå Boken, internetbokningen och Biljetto är integrerade och kopplade till kassan. Det gör att bokningar kan hanteras effektivt även på plats. 
– Vi kan boka in en tidsslot direkt i kassan, om det finns lediga platser. Systemen är användarvänliga och integrationen underlättar det dagliga arbetet avsevärt.
 

Ett system för hela verksamheten

Det är också enkelt att ta fram statistik, till exempel övergripande besökssiffror eller uppgifter om bokade visningar. Privatpersoner och företag kan boka visningar med pedagog, och allt registreras i systemet för uppföljning.
– Vi använder även systemet för att hantera externa mötesgäster. Museet hyr ut konferensrum och de bokningarna registreras på samma sätt. Dessutom hämtar vi statistik från museibutiken för att följa försäljningen.
Alice har tidigare arbetat med Blå Boken och Biljetto på Nordiska museet, men då utan ansvar för upplägg och publicering. 
– Jag fick mycket hjälp av PositionEtt både när det gäller Biljetto och internetbokningen kring hur tider läggs upp, hur systemet fungerar och med layouten av bokningssidan. Inlärningsprocessen var smidig och jag fick bra stöd så jag är jättenöjd!
 

Vill du veta mer om Biljetto och Blå Boken Internetbokning?
Kontakta Fredrik Isaksson, 08-545 870 53, fredrik.isaksson@positionett.se

 

---

---

---