Att hantera komplexa skyltprojekt över hela Sverige, och ibland även internationellt, ställer krav på ett strukturerat arbetssätt. – P1 Projekt hjälper oss att hålla koll, beställa och leverera i tid, säger Mats Möller, vd Projektfabriken Sverige.

Mats Möller startade Projektfabriken Sverige för att erbjuda ett helhetsgrepp inom skyltleveranser och kommunikationslösningar. Genom att kombinera gedigen erfarenhet och ett starkt marknadsfokus har företaget etablerat sig som en pålitlig partner inom retail, industri och fastighetssektorn

– Jag är väldigt marknadsinriktad och har alltid tänkt att produkterna vi säljer nästan är sekundära. Det viktigaste är hur vi beter oss på marknaden. Om man agerar snyggt, rent och ärligt så säljer produkterna sig själva, säger Mats.
I dag arbetar han främst med skyltleveranser inom retail. Men eftersom handeln har tappat fart på grund av e-handel och pandemin har det även kommit in fler industrikunder och fastighetskunder.

– Vi har bytt lite fokus. Nu jobbar vi kanske lite mindre med butikerna i galleriorna och mer med de som äger galleriorna, säger Mats. Vi stödjer till exempel en av Sveriges största industrikunder globalt i deras omfattande omprofilering, där båda huvudbolagens logotyper byts ut. Projektet är enormt och kräver noggrann samordning. För att hålla koll på alla detaljer har vi veckovisa avstämningsmöten, oavsett om det handlar om Brasilien, Mexiko, Tyskland eller Italien.

Projektet innebär att byta ut nästan alla skyltar världen över, men Projektfabriken Sverige gör inte allt själva. Vissa lokala marknader, som Kina och USA, håller de sig borta från eftersom deras regelverk är för komplexa att hantera.
– I de fallen fungerar vi som ett tekniskt bollplank. Vi granskar och godkänner lokala ritningar för att säkerställa att allt följer den grafiska manualen och riktlinjerna. Men vi tillverkar också mycket själva. Tillverkningsfabrikerna är enorma och specialiserade på att stödja företag som oss. Vi är främst projektledare som hittar rätt sätt att arbeta med kunden.

Bra sökfunktioner i P1 Projekt

För att få en bättre översikt och kunna hålla koll på alla beställningar och deadlines använder sig företaget av P1 Projekt, där vissa funktioner har anpassats för att matcha Projektfabriken Sveriges specifika behov.  
– Det handlar framför allt om att kunna hantera de många deadlines vi har inom handeln. Vi jobbar mycket med invigningar och lanseringar, vilket innebär att det alltid är kniven på strupen, säger Mats. Därför har vi lagt stort fokus på hur vi hanterar datum och påminnelser i systemet. För att bättre spegla vårt arbetssätt har vi justerat och bytt namn på vissa funktioner.

Företaget har infört en rutin där ett produktionsstartsdatum sätts direkt när ett nytt projekt kommer in. Eftersom det är fasta ledtider för olika produkter går det redan i förtid att veta att det exempelvis tar fyra veckor att tillverka en viss skylt, plus en vecka för leverans och en vecka för montering.
– Vi matar in alla uppgifter så snabbt som möjligt i systemet, inklusive alla viktiga datum. På så sätt kan alla snabbt se vad som gäller och planera sitt arbete därefter. Det ger oss en bra framförhållning och kontroll över produktionen. Det är också enkelt att sortera och söka fram projekt utifrån olika kriterier. Jag kan till exempel söka på mitt eget namn som projektledare och se vilka projekt som är aktiva och vilka som är i förstudie. Det går även att se projektens status, till exempel om det finns en skarp order och en angiven deadline.

Något Mats uppskattar är att det också går att mata in bara fragment av information i olika fält och sedan söka på dessa. Vet man till exempel att ett projekt var i Borås och hade något att göra med en viss affärskedja, men inte minns mer, går det att söka på de två uppgifterna.
– På så sätt får vi fram några få träffar och det är stor sannolikhet att en av dem är det vi letar efter. Det är en enorm tidsbesparing jämfört med att sitta och bläddra igenom tusentals projekt manuellt. När vi arbetar med kunder med hundratals butiker som återkommer gång på gång måste vi kunna gå tillbaka och hitta rätt projektinformation snabbt.

Flexibelt och användbart system

Istället för att som tidigare sitta och bläddra i upp till 50 plastmappar fulla av uppgifter, där varje mapp representerade ett aktuellt projekt, stämmer alla numera av mot den digitala listan.
– P1 Projekt hjälper oss att se om vi har beställt allt vi behöver för veckan, och om något saknas kan vi prioritera det. Det har blivit en trygghet att kunna luta sig mot systemet, istället för att oroa sig för vad som eventuellt ligger bortglömt längre ner i högarna med mappar, säger Mats. Vi använder P1 Projekt genom hela processen, från att skapa projektnummer till att koppla beställningsnummer för varje produkt vi beställer från fabrikerna. Det gör det lätt att gå tillbaka och se detaljer om tidigare projekt, jämföra priser och till och med göra en repeat order om vi behöver.

En annan stor fördel menar Mats är att även om de har gjort ett standardsystem till sitt eget går det fortfarande att ta del av alla standarduppdateringar som kommer.
– När vi började använda P1 Projekt hade vi några förbättringsförslag, och de idéerna togs faktiskt med i de allmänna uppdateringarna eftersom de ansågs vara så pass bra. Det gjorde att vi slapp extra kostnader och att fler kunde dra nytta av förändringarna. Vi uppskattar PositionEtts sätt att tänka och arbeta, eftersom det påminner om hur vi själva vill jobba. De har verkligen lyckats skapa ett flexibelt och användbart system som passar vår verksamhet perfekt, säger Mats och avslutar:

– Ett mer stelbent system skulle inte fungera för oss på samma sätt. Sökbarheten är verkligen en av de starkaste funktionerna. Man kan mata in precis hur mycket eller hur lite information som helst och ändå hitta rätt till slut.

---

---

---