Riddarhusets 332 stiftelser delar varje år ut pengar till främst adliga studenter och adliga änkor. Men det är inte helt lätt att matcha rätt stipendiat med rätt stiftelse. PositionEtt har hjälpt till att digitalisera ansökningsförfarandet som tidigare skedde på papper.

Riddarhuset, som uppfördes 1641–1674, är en unik organisation som ägs och förvaltas av en sammanslutning av de 657 levande adelsätter som finns i dag. Vart tredje år hålls ett adelsmöte då man väljer en direktion och här finns också ett kansli bestående av tio medarbetare.

– Alla som tillhör en adelsätt blir automatiskt medlemmar i Riddarhuset, säger Erik Drakenberg, riddarhussekreterare. I och med den nya regeringsformen som kom 1974 upphörde monarkens rätt att adla, men det går fortfarande att hitta nya grenar till ätter som Riddarhuset kan återuppväcka. De tre huvuduppgifterna är att förvalta och vårda Riddarhuspalatset, föra de adliga ätternas stamtavlor (genealogier) och att förvalta de 332 stiftelserna. Vart tredje år ges också en ny Adelskalender ut som innehåller alla nu levande medlemmar, i dagsläget cirka 28 000.

Hittar nya grenar

Som medlem går det att hyra palatset för tillställningar av familjär karaktär som till exempel födelsedagsfester eller bröllop. Riddarhuset anordnar också guidade turer, föreläsningar och konserter som är öppna för allmänheten.

– Ett av de största områden vi arbetar med är just släktforskning och genealogi för att se vilka personer som tillhör de olika ätterna, inte minst för att veta vilka som har rätt att söka vilka stipendier och understöd, säger Erik. Adelskapet är en juridisk institution där äktenskapet är grunden för att kunna föra över det från en generation till en annan.

I dag arbetar runt sju personer på kansliet heltid med genealogier och då och då dyker det upp nya grenar som inte vet att de tillhör en adlig ätt. Erik berättar om ett färskt exempel där en officer, som misslyckades med sin karriär och därför skämdes över att vara adelsman, 1805 förkortade sitt efternamn och istället blev indelt soldat.

– Vi spårade släktingarna som i sin tur hade ändrat efternamnet ännu en gång och välkomnade dem till Riddarhuset. De blev väldigt överraskade även om det hade gått ett rykte i släkten om att det hade funnits en adelsman i familjen.

Matcha rätt person med rätt stiftelse

De 332 stiftelserna delar varje år ut cirka 55 miljoner kronor till 1 600 personer, främst till adliga studenter eller adliga änkor, men det finns även vissa understödsfonder till behövande och sjuka. Många stiftelser har både en stipendie- och understödsdel och varje enskild del har oftast ett antal statuter som styr vem som kan få det.
– Tidigare tog vi bara emot fysiska ansökningar på papper så när ansökningstiden gick ut i oktober satt handläggarna och sprättade kuvert. Men det stora problemet var att veta om vi hade matchat rätt person mot rätt statut. Vi hade ett databasprogram, men det fungerade mer som ett medlemsregister med visst stöd för hantering av stiftelsernas utdelning, säger Erik.

Riddarhuset tog kontakt med PositionEtt och hösten 2016 började arbetet med att bygga en FileMaker databas för att dels digitalisera ansökningsförfarandet, dels lägga in alla stiftelser med dess olika statut för att sedan kunna matcha rätt person med rätt stiftelse. – Vi sjösatte databasen som kallas Pluto våren 2017 och öppnade för ansökningar efter sommaren. Eftersom PositionEtt hade byggt upp en sådan kunskap kring hur ätterna fungerade fanns det ingen anledning att vänta.

Transparent och tryggt system

Det gamla Riddarhusprogrammet saknade tydlig överblick och byggde till stor del på att handläggarna redan var väl insatta i de olika stiftelserna. Nu sitter mycket av kunskapen i systemet och inte endast i huvudet på en nyckelperson.

Numera görs ansökan digitalt och när den är godkänd skapas automatiskt ett konto. All kommunikation med handläggarna sker via den digitala portalen och de sökande signerar med Mobilt BankID. Barn till äldre kan också logga in som ombud för sina föräldrar vid behov. När ansökningstiden är slut börjar matchningen.

Det finns också en viss inbyggd intelligens i systemet. Matchar personen med tio stiftelser ska den stiftelse väljas ut som det är svårast att hitta mottagare till.  När matchningen är klar tar handläggaren fram ett förslag på fördelning till de tre juristerna i direktionen som dubbelkollar alla beslut mot statuterna och gör småjusteringar. Därefter tar handläggarna fram ett nytt förslag och presenterar för direktionen som fattar beslut i maj och sedan delas pengarna ut lagom till midsommar.

– Det har blivit en jättesuccé bland de sökande, särskilt studenterna. Vår handläggare Christina Neuman är också nöjd och känner sig trygg både med systemet och vetskapen att det nu går lätt att göra en överlämning den dag hon slutar. Även revisorerna är nöjda eftersom det finns transparens i systemet. Nu går det att se varför fördelningen ser ut som den gör och att ta ut vilka rapporter man vill i princip, säger Erik. Nästa steg blir att bygga ut Pluto med andra funktioner som nu ligger i Riddarhusprogrammet.

---

Foto: Dick Norberg

---

---

---