När Maria Stoor, biträdande chef på Scenkonstmuseet, för första gången kom i kontakt med Blå Boken blev det början på en kärlekshistoria som varat i över 20 år.
– Jag förstod direkt vad jag skulle göra vilket kändes helt fantastiskt!

Hallwylska museet var först ut med att använda Blå Boken. När Maria Stoors kollegor såg hur bra det fungerade var valet lätt – självklart skulle även Musikmuseet, som Scenkonstmuseet hette på den tiden, ha en egen Blå Boken.

– Det var mitt första möte med att jobba i databas. Jag förstod direkt vad jag skulle göra vilket var helt fantastiskt. Jag ville inte ens ha semester den sommaren vilket en kollega tyckte var lite osunt så de började kalla Blå Boken för Blå Bocken istället, säger Maria och skrattar. Det var främst den manuella tidjournalen vi ville bli av med. När systemet, inklusive kassan, var på plats kunde jag även jobba lite med butikslager och liknande.

Med Blå Boken blev allt effektivare, framför allt statistiken. Nu slapp man sitta och räkna ner en massa blyertsanteckningar från tidjournalen manuellt för att kunna redovisa antalet besökare.

– Det tog enormt lång tid. Faktureringen skedde också manuellt med hjälp av skrivmaskin och karbonpapper. Jag kommer ihåg att vi hade en turistgrupp med blåhåriga damer från USA på besök med en svensktalande guide. När guiden såg mig sitta och skriva ut fakturan ropade hon dit hela gruppen så att de också skulle få se. Vi var väldigt omoderna på det viset. Nu räcker det för det mesta med ett enkelt knapptryck och numera använder flera avdelningar på Musikverket också Blå Boken.

Kul att klura

Maria tycker också att det är kul att klura ut hur de ska lägga in olika saker i Blå Boken för att kunna få ut den statistik de vill ha.

– Vi gör om lite då och då, det känns som en evig process. När det gäller butiken kan vi till exempel ta ut statistik som visar vilka produkter som går bäst, vilka vi tjänar mest på och så vidare. Besöksstatistiken är oerhört viktig, både vad gäller visningar och ströbesökare. Vi har delat upp det så att vi dels kan ta ut bruttolistor över samtliga besökare uppdelat i olika katergorier som vi redovisar vidare till exempelvis Myndigheten för kulturanalys, dels se hur en viss aktivitet gick vilket hjälper oss i planeringsarbetet.

Pedagogen Kajsa Dahlström arbetar med visningar, vilket bland annat innebär att boka in skolbesök, och deltog i arbetet med att utveckla webbokningen som infördes 2022. Nu kan skolorna själva se vilka tider som finns lediga att boka och alla uppgifter från skolan förs direkt in i Blå Boken.

– Vi började arbetet precis innan pandemin. Det var nästan lite tur att allt stod still för då fick vi tid att verkligen tänka efter för att få ihop allt. Vi jobbade tätt ihop med Paul Misgeld på PositionEtt vilket var jättebra. Men det är fortfarande ett ganska nytt system, både för oss och våra användare. Vi kommer nog fortsätta få fundera över hur vi kan göra vissa saker. Men skolorna som använder webbokningen är nöjda eftersom det är enkelt att välja det paket och den dag som passar.

Ingen fråga är för dum

Det Maria uppskattar mest med samarbetet med PositionEtt är kundkontakten och möjligheten att kunna bygga systemet tillsammans.

– Ingen fråga är för dum och de är noga med att verkligen förstå vad vi frågar efter. Det är också väldigt tydligt vilka specialare som bara berör oss och som vi får betala för och vilka idéer och förslag som utvecklar Blå Boken för alla användare som PositionEtt själva står för. Det tycker jag är jätteschysst. Vi fick också möjlighet att testa allting innan.

Hon uppskattar också de användarträffar som PositionEtt bjuder in till eftersom det är intressant och utvecklande att höra hur andra använder sig av Blå Boken.

– De uppmuntrar oss alltid att säga vad vi behöver och vill ha. Ofta är det lätta saker att åtgärda, men det vet ju inte vi. Eftersom det finns så många användare hittar man också alltid nya bra funktioner vid en uppdatering. Till hösten är det dags att ta nästa steg och integrera Biljetto med Blå Boken för att ersätta dagens biljettförsäljningssystem som innebär att all statistik måste föras över manuellt till Blå Boken, vilket både är krångligt och lätt att missa.

– Biljetto gör också att vi kan sälja biljetter både över disk och på webben utan att sälja dubbelt eftersom systemet direkt plockar bort sålda biljetter. Dessutom får fler medarbetare tillgång till Biljetto till skillnad från nu. I början kommer vi mest att sälja biljetter till våra program här, men vi får se om vi lägger till exempelvis årskort också så småningom.

---

---

---