Sundins Skogsplantor har många säsongsanställda från andra länder. Det gör att det är mycket att hålla reda på när det gäller anställningsavtal och annat. – Här spelar FileMaker en avgörande roll. Vi har all information där, säger Kristina Ericsson-Brodda, HR administratör.

Sundins Skogsplantor har funnits sedan 1996 och har specialiserat sig på att odla och sälja skogsplantor för att hjälpa skogsägare och skogsbrukare att föryngra och underhålla sina skogar i södra Sverige. Plantorna licensodlas hos odlare i Baltikum och Tyskland, men det finns även en del produktion i Sverige och Norge.

– Sortimentet består mestadels av gran och tall. När vi planterar plantorna är de mellan 20 och 40 cm höga, och det tar ungefär 80 år innan de växer upp till fullstora träd, berättar Roger Sjögren, administrativ chef. Vi erbjuder också rådgivning om plantering, skötsel av skog och markberedning för att ge skogen bästa möjliga start och utveckling.

Eftersom företaget uteslutande arbetar med utlandsanställd personal, främst från Polen, innebär det mycket papper från olika myndigheter som Försäkringskassan och Skatteverket. Allt lagras digitalt i FileMaker.
– Vi använder det som ett HR-system där vi samlar all information om våra anställda och andra viktiga delar av verksamheten. Vi skannar in alla anställningsavtal och andra relevanta dokument, säger Kristina Ericsson-Brodda. Vi har dessutom anpassat och byggt en del interna lösningar för att passa våra behov.

Stor variation i personalstyrkan

Sundins Skogsplantor har både säsongsanställda och tillsvidareanställda. Under högsäsong kan det vara upp till 270 anställda, medan det under vintern handlar om 50-70 personer. Det innebär stor variation i personalstyrkan.
– Eftersom det ständigt är anställda som börjar och slutar, och ibland kommer tillbaka flera gånger samma år, är det mycket att hålla reda på när det gäller anställningsavtal och personalhantering. Systemet är delvis integrerat med vårt tidredovisningssystem, Mobigo, säger Kristina. FileMaker överför kontraktstiderna automatiskt, vilket är avgörande för att kunna räkna ut arbetstider och kontrakterad tid i Mobigo.

Roger minns tiden innan FileMaker då systemet bestod av en blandning av fysiska dokument och ett enklare digitalt system vilket innebar ett evigt letande i olika pärmar. När det var dags att byta upp sig föll valet på PositionEtt.
– FileMaker verkade flexibelt och kunde anpassas efter många olika behov, så vi bestämde oss för att köra på det. Vi började med att låta PositonEtts konsult ta över den gamla databasen och överföra den till FileMaker, och därifrån har vi utvecklat det vidare. Det tog bara några veckor innan vi var igång med det första grundsystemet.

I dag är det tre personer på HR som arbetar aktivt i systemet. En kollega hanterar all rekrytering och kontakt med personal, skriver kontrakt, skickar ut och följer upp papper, och ser till att allt är i sin ordning gentemot myndigheter. En annan sköter tidrapporteringen och kontrollerar anställningsperioder för att säkerställa att allt stämmer.

– Jag använder systemet mer övergripande för att ta ut rapporter och kontrollera olika saker. Dessutom har jag varit ansvarig för att utbilda i och utveckla systemet, så att vi kan skapa rapporter som förenklar vårt dagliga arbete, säger Kristina. De vi använder mest handlar om att ta fram data per anställd. Det kan exempelvis vara rapporter om timlöner för de som är anställda just nu, vilket sedan jämförs med lönesystemet för att vara säker på att allt stämmer mellan systemen.

All information samlad på ett ställe

En annan viktig funktion är de rapporter som visar status för olika dokument. Här går det att se om blanketter är ute för ifyllnad hos den anställda, om de har skickats till myndigheter som Försäkringskassan eller Skatteverket, eller om det har kommit tillbaka beslut. Det går snabbt att se om något saknas eller behöver följas upp vilket spar mycket tid jämfört med att som tidigare behöva gå igenom allt manuellt.
– När det är dags för lönerevision använder vi systemet för att uppdatera timlönerna för all befintlig personal på en gång, även om det sker mitt under ett pågående kontrakt på våren. Efter uppdateringen kan jag dra ut en lista för att se vilka timlöner som behöver justeras i lönesystemet, säger Kristina.

En annan fördel är att all relevant data om varje anställd finns på ett ställe, personkortet. Här står inte bara timlön, utan också detaljer som hemadress, anhöriga, körkort, eventuella allergier, bankkontonummer och var de är stationerade i landet.
– Det bästa med FileMaker är att all information finns samlad på ett ställe och att systemet kan anpassas efter våra behov. Det finns en flexibilitet som gör att vi kan utveckla och förenkla saker tillsammans med våra konsulter från PositionEtt när det behövs, avslutar Kristina.

---

---

---