Sedan Martin Halldin blev medlemsansvarig på Svenska Fotografers Förbund för två år sedan har hela medlemsadministrationen genomgått en digital transformation med hjälp av P1 Medlem. – Det har varit ett väldigt roligt och givande arbete, som inte hade varit möjligt utan stödet från P1 Medlem.

Branschorganisationen Svenska Fotografers Förbund, SFF, har gamla anor. Det bildades redan 1895 och har i dag runt 1 700 medlemmar. De flesta är egenföretagare, men bland medlemmarna finns även anställda på exempel på nyhetsbyråer, hovfotografer och studenter vid fotoskolor. Även en del pensionerade fotografer vill stanna kvar i gemenskapen så det är ganska brett spann bland medlemmarna, både geografiskt och åldersmässigt.

– Vårt syfte är att tillvarata och förbättra svenska yrkesfotografers rättigheter och möjligheter. Vi underlättar helt enkelt deras vardag så att de kan fokusera på sitt jobb. Vår juridiska telefonjour och vår prisrådgivningsjour är väldigt uppskattade, säger Martin Halldin.

SFF publicerade nyligen en yrkesundersökning där 600 svenska fotografer fick svara på frågor om sin syn på yrket, arbetsmiljön och ekonomisk trygghet.

– De allra flesta trivs med sitt jobb, och det finns en stark känsla av yrkesstolthet som är mycket inspirerande, säger Martin Halldin.
Att ha koll på medlemsregistret är förstås viktigt för en branschorganisation. Fram till 2022 använde SFF ett eget register byggt i FileMaker, vilket krävde mycket manuell hantering. När Martin började hade medlemsregistret nyligen uppgraderats till P1 Medlem.

– Då hade vi ännu inte börjat utnyttja all potential som faktiskt finns i systemet. Jag satte tidigt igång med att se över hur vi skulle kunna förändra våra interna processer inom medlemsadministrationen med hjälp av P1 Medlem. Nu har vi börjat jobba mycket med API-kopplingen till våra medlemssidor. Numera kan medlemmarna välja flera alternativ för att betala sin medlemsavgift, som Swish eller kort. Allt hanteras nu via medlemsregistret. Det har varit en otroligt framgångsrik effektivisering, säger Martin.

 

Sparar tid och resurser

Ju mer Martin har lärt sig om och förstått hur man kan jobba med P1 Medlem desto fler processer har kunnat integreras i systemet. Det sparar både tid och resurser, ökar informationssäkerheten och minskar dessutom risken för fel.

– I dag fyller den som vill bli medlem i ett formulär på vår hemsida. Sedan skickas det via API-kontakten rakt in i medlemssystemet där jag antingen kan be om kompletteringar eller godkänna med några enkla knapptryckningar och se till att personen får sin första faktura på medlemsavgiften.
Alla fakturor genereras automatiskt som pdf eftersom ett tidigare försök att skicka html-fakturor via e-post inte togs emot så väl av medlemmarna. I mejlet med fakturan finns också länkar eller knappar för att välja mellan swish- och kortbetalning.

– Vi introducerade delbetalning för våra medlemmar vid årsskiftet för att sänka tröskeln för de som kanske har en ojämn inkomst och svårt att betala en stor klumpsumma i början av året. Vi har en API-koppling till vårt betalsystem där medlemmarna enkelt kan lägga in sitt betalkort, och sedan ser jag till att pengarna dras månatligen eller kvartalsvis via medlemssystemet. Det är väldigt smidigt, säger Martin.
Genom P1 Medlem går det också att gruppera eller skapa listor med medlemmar utifrån specifika kriterier, och det går även att få ut medlemsstatistik på ålder eller ort.

– Det är väldigt bra för oss. Ju bättre vi kan använda den information vi har om våra medlemmar och vad de gör, desto större är möjligheten att hjälpa dem. Vi har genomfört ett mycket framgångsrikt arbete de senaste två åren. P1 Medlem förenklar medlemsadministrationen avsevärt, samtidigt som de kraftfulla sökfunktionerna gör det enkelt att skapa de grupper och kategorier vi behöver för att kunna kommunicera det vi vill ha ut eller fakturera.

Förbättrade funktioner efter behov

Utöver att skapa egna brevmallar i P1 Medlem går det att hämta brev- och fakturamallar
kopplade till mejlsystemet SparkPost. Mallarna går att skräddarsy med egen logga och eget innehåll efter behov. SFF använder även P1 Medlem som prenumerantregister för sin tidning Fotografisk tidskrift.

– Även om jag kanske inte utnyttjar P1 Medlem till fullo ännu, har det varit en väldigt lärorik period. Jag har gradvis lärt mig allt mer om hur det fungerar, vilket gör att jag kan utnyttja systemet på ett sätt som verkligen gagnar oss, säger Martin och fortsätter:
– Tomas, som är systemutvecklare på PositionEtt, är mycket lyhörd för våra behov och snabb och dynamisk att jobba med, vilket är kul. Man tänker annars att när man köper ett medlemssystem får man det man får, men vi har haft möjlighet att gradvis utvidga och tweaka funktionerna efter våra behov och önskemål, vilket är mycket uppskattat.

---

Foto: Margareta Bloom Sandebäck

---

---

---