När Svenska Konstnärernas Förening bytte till P1 Medlem Light fick de både bättre koll på medlemmarna och sparade tid och pengar.
– Det går både smidigare och snabbare nu, säger Jenny Skoogh, administratör.

Entrén in till Konstnärshuset på Smålandsgatan i Stockholm är imponerande med sitt svartvita marmorgolv och enorma takhöjd. Huset stod klart 1897 och är i dag en blåmärkt byggnad, det vill säga den bedöms ha "synnerligen höga kulturhistoriska värden".

På gatuplanet hyr anrika restaurangen KB in sig sedan 1931, länge känt för att vara ett vattenhål för konstnärer och artister. Den första våningen tillhör Konstnärsklubben som 1929 gick in med pengar för att stötta Svenska Konstnärernas förening (SKF) och i gengäld fick två sjundedelar av fastigheten.
– Våra medlemmar får dock inte rabatt hos KB, istället har de konstnärsbaren på lördagar hos Konstnärsklubben.  Det är många tv-program och filmer som spelats in i deras autentiska barmiljö från 30-talet.  Det är väldigt mörkt och murrigt, men samtidigt fint, säger Bosse Johansson, kanslichef.

SKF har i dag runt 900 medlemmar varav nästan hälften är över 60 år. Att locka till sig fler yngre förmågor står på agendan. Konstnärshuset är en av få möjligheter att kunna ställa ut för dagens konstnärer. Här arrangeras varje år runt tolv utställningar i Stora galleriet plus medlemsutställningarna i en mindre lokal.
– Vi säljer även våra medlemmars konstverk på kommission via vårt showroom och anordnar seminarier och fester för att skapa gemenskap, säger Bosse.
Eftersom medlemsintäkterna är ganska låga drygar SKF ut kassan med att hyra ut Stora galleriet till eventbolag för bland annat modevisningar och fotograferingar. Något det stora, ljusa rummet med sina stora takfönster lämpar sig väl för.

Lätt att söka

Det gamla medlemsregistret byggdes 2002 av en medlem och låg på en Mac-dator som hade sett sina bästa dagar.  Det var långsamt, segt och saknade backup.
– Men det värsta var att det var opålitligt. Råkade en medlem raderas gick det inte att få tillbaka den. Det var inte helt optimalt, säger Jenny Skoogh. Ett annat problem var att vi inte riktigt visste hur många medlemmar som faktiskt var aktiva.  Vi skickade ut ett medlemsbrev med ett inbetalningskort i januari per post, vilket var en jätteapparat att fixa, och hela proceduren med påminnelser var väldigt slitsam.  Och inbetalningarna, de knackades ju in manuellt. Det tog mycket tid och blev lätt fel.

Det var helt enkelt dags att byta upp sig till ett nytt system och valet föll på P1 Medlem Light. I samma veva sågs medlemsregistret över och uppdaterades. Anders Stafverfeldt från PositionEtt såg till att överföringen av uppgifter fungerade och anpassade systemet efter SKF:s krav.
– Nu skickar vi ut mejl med faktura till alla i januari via P1 Medlem Light. Det går väldigt smidigt att filtrera och söka fram olika grupper. Över 65 år ska ha en viss avgift och de under 30 år en annan avgift till exempel. Om e-postadressen studsar får jag ett larm, säger Jenny och fortsätter:
– Sedan har vi ett visst antal äldre medlemmar som är inte digitala som behöver få brev hem. Vi fick tips om tjänsten Mediaservice från Anders som fungerar jättebra. Jag skickar bara en pdf med fakturorna till dem och sedan postar de dem.

Sparar tid och pengar

Bosse minns hur det var på den tiden alla kallelser till stämman måste skickas per post. Då satt hela personalen en hel dag och kuverterade 850 kuvert och bladade in kallelse, årsredovisningar med mera.
– Sedan var någon stackare tvingad att gå till posten med de där 850 kuverten som vägde bly.  Och det kostade ju pengar också.  Nu slipper vi allt det där. Hela den proceduren har ju underlättats när allting går ut digitalt.

När det kommer till inbetalningar är OCR-numret numera kopplat till systemet. När Jenny läser in filen med inbetalningar rasslar pengarna automatiskt in på rätt person.
– Den säger till om folk betalar dubbelt eller betalar fel även om det sällan händer.  Det vanligaste är att folk struntar i att skriva OCR-numret eller hittar på ett eget. När det gäller påminnelser kan jag filtrera vilka som har förfallit och skicka ut till alla samtidigt. Det går ju väldigt mycket smidigare och fortare.

För att söka vissa av SKF:s stipendier måste medlemsavgiften ha betalats de senaste tre åren, något som förr kunde ta tid att kolla upp, men som nu går lätt att kontrollera.
– Sannolikheten för att det ska bli fel har minskat betydligt överlag, säger Jenny. Det är ett jättebra system och så mycket tydligare och pålitligare än vårt förra.

---

Fotograf: SKF

---

---

---