Det är full rulle på Taxiutrustning AB i Stockholm. Här får nya bilar rätt utrustning, fel åtgärdas och taxametrar besiktigas. – Jag är stolt över vårt FileMakersystem som gör att arbetet flyter på så smidigt, säger Mikael Wahlgren, verkstadschef.

Taxiutrustning AB har funnits i Stockholm i många decennier och är sedan februari 2009 ett helägt dotterbolag till Taxi Stockholm. Även om Taxi Stockholm är största kunden med drygt 1 500 bilar servar Taxiutrustning också flera mindre bolag. Totalt handlar det om cirka 2 000 bilar. En vanlig taxibil håller ungefär i tre år innan det är dags att skaffa ny.

– Att montera taxibilar, det är vår grej, säger Mikael Wahlgren som har jobbat här sedan 1999. Vi tar emot cirka 20 bilar varje dag varav 3–4 är nya bilar där vi sätter in allt som behövs som taxameter, trafikledningssystem, GPS, kortläsare, taklykta och alkolås. Annars är det många saker i en taxibil som kan fallera och behöver åtgärdas, allt från att kortläsaren är trasig till att en knapp inte fungerar. Vi besiktigar också alla taxametrar varje år.

När Mikael började jobba användes ett gammalt FileMakersystem som en leverantör hade satt ihop, men det gick inte att bygga på med de funktioner man ville ha. Istället valde Taxiutrustning 2010 att ta fram ett helt nytt system tillsammans med PositionEtt som sedan har vidareutvecklats under åren.

– Skillnaden mot en vanlig verkstad är att de går efter registreringsnummer, medan vi i första hand sorterar efter taxinummer. I dag använder vi FileMaker som verkstadssystem. Här finns alla artiklar, alla åkerier och alla taxibolag inlagda. Varje taxibil är sedan hopkopplad med sitt bolag, åkeri och de artiklar som hör till just dem. För att undvika fel när vi lägger in produkter använder vi oss av streckkoder och skanners. Det är viktigt att det blir rätt nummer eftersom produkterna även registreras i andra elektroniska system.

Uppgifterna hämtas automatiskt

Varje ny bil läggs in i systemet med taxinummer, registreringsnummer, märke, modell etcetera. Genom att slå in medlemsnumret till åkeriet hämtas automatiskt alla uppgifter och läggs in på bilkortet.

– På så sätt skapas en order där det står exakt vad som ska göras kopplat till vilka produkter som ska användas. Vi har fyra montörer som främst jobbar med nya bilar, två som utför bokade jobb och två som gör springjobb, det vill säga akutjobb som kommer in under dagen. Vi vill kunna hjälpa till så snabbt som möjligt så att föraren kan fortsätta tjäna pengar, säger Mikael.

Allt arbete utgår från arbetsordrar. Kundmottagaren skriver in jobben och ställer följdfrågor, oftast efter färdiga underlag i FileMaker där de vanligaste problemen finns angivna, och sätter kryss i rätt ruta.

– När kundmottagaren trycker på ”skriv in”, börjar flera lampor i verkstaden lysa rött.  Då vet teknikerna att det finns jobb som väntar och startar arbetsordern. Sedan utför de arbetet och definierar vad de har gjort, oftast enligt en färdig mall. När jobbet är färdigt kan de sedan via sms-tjänsten i FileMaker skicka ett meddelande till föraren att bilen är klar och kan hämtas. Det är sjukt smidigt, säger Mikael.

Sparar tid och pengar

Det finns också en kalender i FileMaker där bokade jobb läggs in och produktionsplaneras. Här går det även att skriva in anteckningar som sedan följer med ordern och att skicka sms till kunden för att bekräfta bokningen. En sms-påminnelse går automatiskt ut två dagar innan den bokade tiden.

– När kunden sedan kommer in med sin bil går kundmottagaren in i kalendern och skapar ordern varvid lamporna tänds. Jag är så stolt över det här programmet eftersom jag har varit med och skapat det, säger Mikael. När vi byggde systemet ville vi också skapa automatiska rapporter som skickas ut till kundernas system varje gång till exempel en kamera eller surfplatta till trafikledningssystemet byts ut i en bil så att de har full kontroll.

Taxi Stockholm har även tillgång till ett söksystem där de kan logga in och se sina bilar och vad som har gjorts med dem.
– De är jättenöjda med att kunna se sin egen vagnpark, även om de inte kan göra något själva i systemet. Samarbetet med PositionEtt har varit fantastiskt. Nu jobbar vi tillsammans med Leo Winter som är väldigt snabb på bollen. Systemet sparar både tid och pengar.

En gång i tiden skrev vi arbetsorderlappar för hand som vi la i en låda och sedan tryckte vi på en tuta att nu finns det jobb. Sedan skulle man lägga in jobbet i systemet. Efter till exempel en montering handlar det om en ganska lång rapport där allt från registeringsnummer till produkter och vilka plomber som använts måste fyllas i. Det gjorde vi manuellt i ett worddokument. Nu trycker vi bara på en knapp för att skapa en rapport. Från att ha tagit 20 minuter tar det mindre än fem nu.

---

---

---