Det började med ett litet kundregister till säljarna på 90-talet. I dag är Toshiba Tec Nordics FileMakersystem Next något av navet i verksamheten. Lars Carlsson, administratör och systemansvarig, har varit med från start.

Toshiba Tec Nordic erbjuder multifunktionsskrivare, etikettskrivare, lösningar för dokumenthantering samt support och service för den nordiska marknaden. I Stockholm har Toshiba egen direktförsäljning och i övriga Sverige samarbetar man med olika återförsäljningskedjor som erbjuder support och service till både lokala och rikstäckande kunder. Toshiba har också egen tillverkning av maskiner och fungerar som direktleverantör.

Lars Carlsson började på Esselte 1980 som senare köptes upp av Scribona innan Toshiba Tec Nordic tog över.

– Vi har hållit på med printer sedan tidernas begynnelse. I mitten av 90-talet byggde en kille ett litet kundregister i FileMaker till säljarna som de hade lokalt på sin dator. Där kunde man i stort sett ta ut brev och göra en enkel order.  Det fanns inga kopplingar till någonting.

När Lars blev administratör för säljarna utvecklade han programmet och byggde en administrativ databas i FileMaker.
– Där lade jag i stort sett in varenda order, trots att jag sedan måste regga allt i ytterligare ett system, men jag fick ju ordning på det.  Och på den vägen är det.  I dag är Next, som vi kallar systemet, jättestort. Allting som har med sälj att göra finns där. Vi jobbar både mot återförsäljare och slutkunder.  Vi har ju andra affärssystem också, men det är Next som håller ihop allting, det är där all historik finns.

Som att bygga med Lego

Utöver sälj finns all lagerhantering i Next liksom avtalen från de tre olika finansbolag Toshiba samarbetar med.
– Vi har också byggt ihop systemet så att det pratar med vårt ekonomisystem, Oracle. Vill säljaren veta något om en speciell maskin eller kund finns allt samlat på ett ställe, oavsett om det kommer från Next, Oracle eller servicesystemet. Det räcker med att logga in på Next och slå in kundnummer eller kundnamn. Säljarna har även tillgång till ett säljstödsystem där själva kommunikation med kunden sker i det inledande skedet.

Att bygga i FileMaker är som att bygga med Lego, menar Lars. Det går att få systemet exakt som man vill och under årens lopp har han lagt till många egna funktioner i samarbete med PositionEtt.
– Vi styr också systemet så att det inte ska gå att göra fel. Om en säljare glömt någonting när han fyller i en order får han en påminnelse och skickas direkt till rätt del i systemet för att åtgärda. Det är likadant för administratörerna, de blir hela tiden hjälpta och påminda om de till exempel glömt dela upp försäljningspriset eller skriva in vilket finansbolag det är. Next sparar in enormt mycket arbetstid. Numera är vi bara två som administrerar alla säljare i Sverige.

Alla instruktioner ligger också inlagda i Next. För varje ny typ av affär byggs nya to do-listor som sedan prickas av för att se vem som har gjort vad på ordern.
– Det gör det lätt att lära upp en ny person.  De måste veta vad varje moment innebär, men de blir hela tiden styrda av systemet när det gäller vad de ska göra och i vilken ordning.  Sedan kan alla göra fel. Men om vi krediterar någonting mot kund är det med 99,99 procents säkerhet inte ett administrativt fel och det är jag jättestolt över!

Stabilt och tryggt samarbete

Lars har samarbetat med Thomas Ljungdell, utvecklare på PositionEtt, sedan 1998. Under årens lopp har de blivit ett riktigt radarpar som kompletterar varandra väl. – Det ska vara mening och nytta med allt vi gör. Det ska göra det lättare för någon. Eller göra att vi tjänar mer pengar. Eller att kunden får mer hjälp. Vi ska inte göra något bara för att det är flashigt. Eller kul. Vi har många olika chefer och avdelningar. Alla kommer med önskemål. Och det mesta som folk har önskat har vi gjort.

Runt 2015 byggdes hela FileMaker-systemet om eftersom det legat kvar i en gammal version allt för länge. Samtidigt passade Lars och Thomas på att rensa bort gammalt.

– Det var ett riktigt stort jobb.  Men systemet gick att använda under tiden så vi missade inte en arbetsdag. Vi bytte och implementerade allt över en helg utan något stopp för användarna. Vi har aldrig haft några stopp egentligen, mer än ekonomiska. De första femton åren jag jobbade med det här hade vi nästan ingen budget alls. Men vi klarade det ändå.

Nästa år kommer både Thomas och Lars att gå i pension. Men innan dess ska båda lära upp sina efterträdare.

– Jag är inte ett dugg orolig. PositionEtt är otroligt stabila och har varit så trygga att ha att göra med. Jag är så där lyriskt, larvigt glad över vårt samarbete. Det blir nästan lite för mycket, som om folk tror att jag ljuger när jag säger det. När man säger att någonting är så där himla bra, då är det...  Nej, men det där kan ju inte stämma. Det där får han betalt för att säga! avslutar Lars och skrattar.

 

---

---

---