Att driva en mångsidig verksamhet som omfattar utgivning av flera tidningar, en reklambyrå, och ett flertal event kräver att allt flyter på smidigt. – För oss är P1 Annons och P1 Projekt ovärderliga för att kunna leverera och ha koll på annonserna och affärerna, säger vd Peter Alexandersson.

Västerås Tidning har funnits sedan 1982 och är en av Sveriges större gratistidningar. Förra året tog Peter Alexanderson och hans medgrundare Daniel Bjernedahl även över driften av två tidningar från Mitt i, en i Enköping och en i Bålsta, och tog tillbaka det gamla namnet Ena-Håbo Tidningen.

Reklambyrån BoxOf växte fram som en produktdel ur Västerås Tidning för fem år sedan. Utöver print designar byrån webbsidor, arbetar med SEO, marknadsföring, grafisk design och anordnar event av olika slag för att främja gemenskap i Västerås, Enköping och Bålsta. Bland annat en barnfestival, vin- och matmässan Smakfullt, Plus 55-dagen och en motormässa. För det lokala näringslivet hålls event som företagssalongen, padelnätverk, rekryteringsdagar, Business Women Västerås, och hälsoinriktade initiativ.

– När det kommer till försäljning, är annonser vår huvudsakliga intäktskälla. Vi har en dedikerad säljstyrka bestående av tio personer, inklusive jag själv och Daniel, säger Peter Alexandersson. Vi började samarbeta med PositionEtt 2008 och P1 Annons är vårt viktigaste säljverktyg. Det är centralt när det gäller hanteringen av kundrelationer, statistik, prognoser, lägesrapporter, och uppföljning av utfall och åtgärder. Verktyget ger insikt i vilka annonser och produktioner som tidigare har varit framgångsrika, vilket underlättar planeringen för framtida annonsintäkter och projekt.

 

Integrerat i flera arbetsprocesser

Till en början användes P1 Annons enbart för att skapa och planera annonsutrymmen i den tryckta tidningen, men i dag är det integrerat i flera arbetsprocesser. Annonser som bokas via systemet överförs till exempel direkt till planeringsverktyget där det omvandlas till en InDesignsida.

Tidigare krävde fakturorna manuell avstämning. Nu genereras istället färdiga betalfiler som går rakt in i reskontran på Fortnox. Det sparar både tid och minskar risken för fel. Alla i säljteamet använder systemet dagligen för att hantera annonsförsäljning, kundrelationer och finansiell rapportering.

– Jag får ut det jag behöver och tycker att systemet är helt fantastiskt även om vi inte använder vissa funktioner, till exempel dashboard. Även bokningen av eventen hanteras effektivt, där varje event behandlas som en unik produkt. Vi har till exempel två golfevent varje år då varje hål bokas som en egen "annons", vilket fungerar bra. När man har bokat ett hål blir det ”upptaget”, säger Peter.

Flexibla och tillgängliga system

P1 Projekt är ett affärssystem anpassat för företag som arbetar i projektform. Det inkluderar funktioner som CRM, projekthantering, tidredovisning och fakturering. Här går det att hantera projekt från början till slut, inklusive prospektering, planering och genomförande.

– Vi omsätter 14 miljoner bara på Box Of och det klarar vi inte utan CRM-stöd. Numera registrerar all personal som är involverade i olika projekt sin tid här. All dokumentation, alla överenskommelser och alla kostnader går via P1 Projekt. Vi gör avstämningar och fakturerar en gång i månaden.

Samarbetet med PositionEtt tycker han enbart har varit positivt och konsekvent bra genom åren. Även om de grundläggande funktionerna i P1 Annons inte har förändrats mycket har det skett uppdateringar av Filemaker som har blivit snabbare och mer webbaserad, vilket eliminerar behovet av VPN.

– De har alltid varit lyhörda, nyfikna och hjälpsamma. Systemen är lättfotade, flexibla och tillgängliga, vilket är viktigt för vår organisation. För mig är det också viktigt att ha en nära och personlig relation med de som arbetar med systemen och jag tycker det är härligt att veta att PositonEtts VD även sitter och programmerar. Det underlättar hanteringen av projekt och eventuella korrigeringar eller anpassningar som behöver göras, avslutar Peter.

---

---

---