P1 Blå Bokens historia

Sagan om Blå Boken

---

---

En ituriven klassisk blå tidjournal blev startskottet för dagens Blå Boken, det marknadsledande bokningssystemet för museer och andra aktörer i upplevelsebranschen.

Hallwylska museet var ett av de första uppdragen som nystartade PositionEtt landade 1996. Det visade sig att de hade bekymmer med sin ”blå bok”, en klassisk tidjournal med blå pärmar från Esselte, där alla bokningar och händelser fördes in.

– Det var mycket krig internt om vem som skulle ha boken och en dag lyckades två guider slita den i mitt itu, berättar Thomas Ljungdell, en av grundarna till PositionEtt. Internet var fortfarande nytt vid den här tiden, men de ville ha någon typ av digitalt bokningssystem anpassat för museer vilket var mycket modigt av dem.

Museibokningar är komplexa till sin natur eftersom de är så varierande. Det handlar om många olika typer av besökare och grupper med olika önskemål vilket innebär att det måste gå att lägga till exempelvis guider, reguljära visningar, lokaler med mera till varje bokning. Thomas jämför det med att hänga kulor i en julgran.

– Den stora biten för oss var att kunna skapa bokningar av olika karaktär. Vi gjorde en slags layout som påminde väldigt mycket om tidjournalen så att de skulle känna sig hemma. Vi lade även till ett kassasystem som de kunde använda i sin affär. Sedan dök det upp nya saker. Skolgrupper ville ha fakturor med rekvisitionsnummer, andra besökare ville betala med kort och så där höll det på.

Tricket är inställningarna

Till slut bestod den nya Blå Boken av bokning, betalning, försäljning av varor i affären, bokföring och statistik där det helst skulle gå att krama ur allt som gick.

– Sedan hörde Dansmuseet av sig och ville ha samma sak. Då förstod vi att det här är nog inte bara en platssnickrad bokhylla utan mer en fabrikstillverkad Billy. Under de drygt 25 år som Blå Boken har funnits har den varit helt kundstyrd. När en kund önskar något inom rimliga tekniska ramar har vi gjort vårt bästa för att få in det i produkten om vi ser att det finns nytta för alla.

Det senaste är att besökarna nu kan köpa biljetter direkt på nätet via appen P1 Biljetto som antingen kan användas separat eller integreras med Blå Boken för att få ett heltäckande affärssystem för bokning av hela verksamheten samt ett komplett datakassasystem för fysisk försäljning över disk. Via Blå Boken går det även att sälja biljetter i bulk, till exempel till gruppresearrangörer som sedan faktureras.

– Inställningarna är grunden till att vi kan skruva om Blå Boken så att den passar just din verksamhet och det finns i dagsläget runt 400 att välja mellan. För oss handlar det om att förstå precis hur kunden jobbar för att sedan ställa in systemet tillsammans, säger Thomas. Museer är mer olika än vad man kan tro eftersom alla jobbar på olika sätt. Ibland dyker det upp nya arbetssätt. Tricket då är att skruva på just den inställningen, men så att alla kunder ändå blir nöjda. Även om Blå Boken i grunden är densamma för alla går det variera inställningarna efter behov.

Ständigt under utveckling

Det dyker ofta upp frågor som det inte tagits höjd för tidigare – till exempel hur många besökare som är pensionärer eller om en viss utställning har ökat försäljningen i affären. För att det ska gå att sammanställa och få ut sådan statistik måste allt först delas upp på artikelnivå.

– Systemet befinner sig under ständig utveckling och det finns en stor pedagogisk utmaning här. Om användaren inte förstår det vi gör kan vi lika gärna låta bli. När vi bygger i Blå Boken backar jag alltid två steg och tänker: förstår användarna det som står? Fattar de inte har jag misslyckats som programmerare, säger Thomas. Det handlar inte bara om färg och form utan också om placering och muskelminne. Blå Boken är ett rörligt mål som utvecklas hela tiden och nu har det blivit en app som passar alla i upplevelsebranschen.

---

---

Publicerad: 2022-04-27

---